在Outlook中创建一个办公室外的备注–如何做

在Microsoft Outlook中，如果你在较长时间内无法工作，你可以用事先设置好的办公室外备注自动回复收到的电子邮件。我们将向你展示两种设置办公室以外的通知的方法。

1.Outlook：通过 “自动回复 “快速回复办公室外的信息

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如果你想在Outlook中设置一个不需要任何特殊规则的办公室外音，你可以通过 “自动回复 “相当迅速地完成。以下说明适用于目前所有的Outlook版本，尽管名称可能略有不同。

• 启动Outlook，点击左上方的 “文件 “标签。
  • 在 “信息 “部分，点击 “自动回复 “按钮。
  • 你可以在这里选择在哪个时期发送缺席信息。要做到这一点，请激活 “发送自动回复 “选项并设置开始和结束日期。如果你不在这里输入任何东西，自动回复将立即并 “永远 “发送。
  • 你可以为你的同事创建一个更随意的缺勤信息（”在我的组织内”），为业务联系者创建一个更正式的信息（”在我的组织外”）.
  • 在文本中，你应该指出你的休假或缺席的结束日期。对于商务缺勤说明来说，指定一个代表，在紧急情况下，你的联系人可以联系到他，也是很有用的。
    • 用 “OK “确认办公室外的注意事项。从开始的时间起，所有的邮件现在都会用你输入的文字来回答。

    2.定义Outlook缺勤记录为规则

    你也可以用一个规则来创建缺勤记录。这有点复杂，但它也允许你为不同的收件人创建不同的办公室外信息。根据Office版本的不同，说明可能略有不同。

    • 启动Outlook后，点击 “文件 “标签。这里的 “信息 “类别应该已经被选中。
      • 点击下面的 “管理规则和通知”。将打开一个新窗口。
      • 在 “电子邮件规则 “标签下，你可以找到 “新规则 “项目。在这里选择 “将规则应用于从我收到的信息”。
      在下文中，你可以选择为哪些情况的发件人（例如有某些词）发送办公室外的信息。如果办公室外的信息要发送给所有收到邮件的发件人，通过 “账户”→”账户名称 “选择，并决定所需的电子邮件账户（如果你用Outlook管理几个账户），

      。

      • 在下一个窗口中，选择对收到的电子邮件应该如何处理。要用模板回复它，你必须勾选 “用特定模板回复”。要选择模板（Word文件），请点击有蓝色背景的文字（”特定模板”）。这激活了办公室外的说明。
      • 你可以在how2foru.com阅读关于 “如何在Outlook中设置自动外出回复 “的英文教程。
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