В Microsoft Outlook вы можете автоматически отвечать на входящие сообщения электронной почты с помощью заметки о нерабочем времени, которую вы настроили заранее, если вы недоступны в течение длительного периода времени. Мы покажем вам два способа настройки уведомлений вне офиса.
1. outlook: быстрый ответ на сообщения вне офиса с помощью «автоматического ответа «
Если вы хотите настроить заметку вне офиса в Outlook без каких-либо специальных правил, вы можете сделать это довольно быстро через «Автоматические ответы». Следующие инструкции работают со всеми текущими версиями Outlook, хотя названия могут немного отличаться.
- Запустите Outlook и нажмите на вкладку «Файл» в левом верхнем углу.
- В разделе «Информация» нажмите на кнопку «Автоматические ответы».
- Вы можете выбрать, в какой период будет отправлено сообщение об отсутствии. Для этого активируйте опцию «Отправлять автоматические ответы» и установите дату начала и окончания. Если вы ничего не введете здесь, автоответ будет отправлен немедленно и «навсегда».
- Вы можете создать более обычное сообщение об отсутствии для ваших коллег («Внутри моей организации») и более официальное для деловых контактов («Вне моей организации»).
- В тексте следует указать дату окончания отпуска или отсутствия. В записках о деловом отсутствии также полезно назвать представителя, к которому можно обратиться в случае возникновения срочных вопросов.
- Подтвердите примечание вне офиса нажатием «OK». На все письма, начиная с начального времени, теперь будет отвечать введенный вами текст.
2. Определите примечание об отсутствии перспективы как правило
Вы также можете создавать заметки об отсутствии с помощью правила. Этот способ немного сложнее, но он также позволяет создавать разные внеслужебные сообщения для разных адресатов. В зависимости от версии Office инструкции могут немного отличаться.
- После запуска Outlook перейдите на вкладку «Файл». Здесь уже должна быть выбрана категория «Информация».
- Нажмите на «Управление правилами и уведомлениями» далее по тексту. Откроется новое окно.
- На вкладке «Правила электронной почты» вы найдете пункт «Новое правило». Выберите здесь «Применить правило к сообщениям, полученным от меня».
-
Вы можете выбрать, для каких случаев отправителей (например, с определенными словами) будет отправляться сообщение вне офиса. Если сообщение вне офиса должно быть отправлено всем отправителям полученных электронных писем, выберите «Учетная запись» → «Имя учетной записи» и выберите нужную учетную запись электронной почты (в случае, если вы управляете несколькими учетными записями в Outlook).
- В следующем окне выберите, что должно произойти с полученным электронным письмом. Чтобы ответить на него с помощью шаблона, необходимо установить флажок «Ответить на это с помощью определенного шаблона». Чтобы выбрать шаблон (файл Word), нажмите на текст с синим фоном («определенный шаблон»). Это активирует заметку вне офиса.
- Вы можете прочитать учебник на английском языке «Как установить автоматический ответ вне офиса в Outlook» на how2foru.com.
