Добавление общего почтового ящика в Outlook позволяет нескольким пользователям отправлять и получать электронные письма, как если бы он был их собственным. В этой статье мы расскажем вам, как добавить такой почтовый ящик и какие требования необходимо выполнить
Добавление общего почтового ящика Outlook: Пошаговое руководство
Добавление общего почтового ящика в Outlook возможно в большинстве версий, но точный процесс может немного отличаться в зависимости от версии и платформы. В основном все версии Outlook, начиная с Outlook 2016 и далее, поддерживают эту функцию. Как автоматически добавить почтовый ящик в Outlook 2016, 2019, 2021 и Microsoft 365:
- Откройте Outlook и перейдите в раздел «Файл», затем «Настройки учетной записи». Выберите «Настройки учетной записи…» в раскрывающемся меню, чтобы открыть настройки.
- В открывшемся диалоге выберите нужную учетную запись и нажмите «Изменить». Там вы найдете опцию «Дополнительные настройки», на которую нужно нажать
- Перейдите на вкладку «Дополнительно» и нажмите на кнопку «Добавить». Теперь введите имя общего почтового ящика, который вы хотите добавить
- Подтвердите введенные данные нажатием «OK» и «Далее», чтобы завершить процесс. Затем перезапустите Outlook.
- Появление общего почтового ящика может занять от нескольких минут до часа. Затем он появится в списке папок Outlook.
Ручное добавление общего почтового ящика в Outlook: Подробные инструкции
Если автоматический метод не сработал, общий почтовый ящик можно добавить вручную. Эту процедуру можно также использовать, если вы хотите управлять общим почтовым ящиком как отдельной учетной записью.
- Откройте Outlook и выберите «Файл», затем «Добавить учетную запись». Затем введите адрес электронной почты общего почтового ящика и нажмите «Подключить».
- Если Outlook запрашивает пароль, не вводите свой пароль, а отмените процесс. Выберите опцию «Настроить другую учетную запись вручную». Затем нажмите «Exchange».
- Если Outlook не находит настройки сервера автоматически, у вас должна быть готова следующая информация: адрес сервера Exchange, тип почтового ящика (здесь: Exchange), регистрационные данные для вашего собственного почтового ящика и адрес прокси-сервера, если он существует. Эту информацию можно получить в службе ИТ-поддержки.
- После того как соединение будет подтверждено, нажмите «Готово». Затем перезапустите Outlook. Теперь общий почтовый ящик должен отображаться как отдельная учетная запись
Добавление общего почтового ящика в Outlook для Mac: Быстро и просто
Конечно, вы можете интегрировать общие почтовые ящики и на Mac. Есть два способа управления учетной записью: Вы можете управлять общим почтовым ящиком вместе со своим основным аккаунтом или вести совершенно отдельный аккаунт. Однако первый способ имеет множество преимуществ.
- Откройте Outlook и выберите «Outlook», затем «Настройки» и, наконец, «Учетные записи». Нажмите «Добавить» и выберите «Добавить новую учетную запись »
- На следующем шаге введите имя общего почтового ящика и нажмите «Далее». Если теперь Outlook запросит пароль, выберите «Войти с другой учетной записью». Затем введите данные для входа в свою собственную учетную запись электронной почты. Это необходимо, поскольку общие почтовые ящики обычно не имеют паролей.
- Если автоматическая настройка не удалась, вы можете ввести параметры сервера вручную, а именно: «Тип учетной записи» = Exchange, „Сервер“ = outlook.office365.com (для Microsoft 365) или имя сервера Exchange вашей компании. В разделе «Аутентификация» введите свою учетную запись Microsoft или компании. В поле «Адрес электронной почты» введите адрес общего почтового ящика. В поле «Имя пользователя» введите свой собственный адрес электронной почты (не адрес почтового ящика).
- Подтвердите введенные данные и нажмите кнопку «Готово». Теперь необходимо перезапустить Outlook. Если все прошло успешно, общий почтовый ящик теперь будет отображаться как отдельная учетная запись в левой боковой панели в виде дополнительной папки. Для управления им не требуется дополнительная процедура входа в систему.
- Дополнительный почтовый ящик управляет Outlook более эффективно, чем отдельная учетная запись. Почта, календари и контакты в общем почтовом ящике синхронизируются непосредственно с вашей основной учетной записью. Вы можете отправлять электронные письма с адресом общего почтового ящика без необходимости переключаться между учетными записями. При создании нового письма просто измените адрес «От» на адрес общего почтового ящика.
- Для администратора отдельная учетная запись практична, поскольку она рассматривается как независимая. Это позволяет четко отделить электронную почту, связанную с командой, от другой рабочей почты. Outlook также может синхронизировать учетную запись локально, чтобы вы могли читать и писать письма в автономном режиме. Вы также можете установить собственные правила, подписи и автоматические ответы для отдельной учетной записи.
Пререквизиты для добавления общего почтового ящика в Outlook
Для того чтобы добавить общий почтовый ящик в Outlook, необходимо выполнить некоторые требования. К ним относится то, что ваша учетная запись является частью подписки Microsoft 365 с правами администратора. Кроме того, общий почтовый ящик должен быть уже настроен администратором.
- Ваша учетная запись должна быть частью подписки Microsoft 365. Только так можно обеспечить полную функциональность Outlook и управление общими почтовыми ящиками.
- Вы должны обладать необходимыми правами администратора. Эти права позволят вам создавать новые почтовые ящики и управлять существующими.
- Сначала необходимо создать общий почтовый ящик с помощью консоли администратора Microsoft 365. Только после этого его можно добавить и использовать в Outlook.
- Убедитесь, что все пользователи, которые будут иметь доступ к общему почтовому ящику, имеют действительные лицензии. Без соблюдения этого требования никакие разрешения не предоставляются.
