В Microsoft Outlook вы можете автоматически отвечать на входящие сообщения электронной почты сообщением «Не в офисе», которое вы настроили заранее на случай, если вы будете недоступны в течение длительного периода времени. Мы покажем вам два способа настройки уведомлений вне офиса.
1. outlook: быстрый ответ на сообщение вне офиса через «автоматический ответ «
Быстрый ответ на сообщение вне офиса через «автоматический ответ «
Если вы хотите настроить заметку вне офиса в Outlook без каких-либо специальных правил, вы можете сделать это довольно быстро через «Автоматические ответы». Следующие инструкции работают со всеми текущими версиями Outlook, хотя названия могут немного отличаться.
- Запустите Outlook и нажмите на вкладку «Файл» в левом верхнем углу.
- В разделе «Информация» нажмите на кнопку «Автоматические ответы».
- Вы можете выбрать, в какой период будет отправлено сообщение об отсутствии. Для этого активируйте опцию «Отправлять автоматические ответы» и установите дату начала и окончания. Если вы ничего не введете здесь, автоответ будет отправлен немедленно и «навсегда».
- Вы можете создать более обычное сообщение об отсутствии для своих коллег («Внутри моей организации«) и более официальное для деловых контактов («Вне моей организации«).
- В тексте следует указать дату окончания отпуска или отсутствия. Также полезно назвать представителя для заметок о деловом отсутствии, к которому ваш собеседник сможет обратиться в случае возникновения срочных вопросов.
- Подтвердите записку вне офиса словами «OK«. Теперь на все письма, начиная с начального времени, будет отвечать введенный вами текст
2. Определить примечание об отсутствии в Outlook как правило
Вы также можете создавать заметки об отсутствии с помощью правила. Это немного сложнее, но также позволяет создавать разные внеслужебные сообщения для разных получателей. В зависимости от версии Office инструкции могут немного отличаться.
- После запуска Outlook перейдите на вкладку «Файл». Здесь уже должна быть выбрана категория «Информация».
- Нажмите на «Управление правилами и уведомлениями» ниже. Откроется новое окно.
- На вкладке «Правила электронной почты» вы найдете пункт «Новое правило». Выберите здесь «Применить правило к сообщениям, полученным от меня».
- Вы можете выбрать, для каких случаев отправителей (с определенными словами) должно быть отправлено сообщение вне офиса. Если сообщение вне офиса должно быть отправлено всем отправителям полученных электронных писем, выберите «Учетная запись» → «Имя учетной записи» и выберите нужную учетную запись электронной почты (в случае, если вы управляете несколькими учетными записями в Outlook).
- В следующем окне выберите, что должно произойти с полученным электронным письмом. Чтобы ответить на него с помощью шаблона, необходимо установить флажок «Ответить на это с помощью определенного шаблона». Чтобы выбрать шаблон (Word файл), нажмите на текст, выделенный синим цветом («определенного шаблона»). Это делает заметку вне офиса активной.
- Вы можете прочитать учебник на английском языке «Как установить автоматический ответ вне офиса в Outlook» на how2foru.com.
