Планирование деловой поездки: как правильно организовать себя

Если вы хотите спланировать деловую поездку, хорошо иметь несколько ориентиров, чтобы ничего не забыть. В конце концов, необходимо продумать несколько моментов, таких как бронирование авиабилетов и наличие человека, который будет подменять вас на посту вне офиса.

Планирование деловой поездки: самые важные советы

После того, как вы наметили даты, спланировать поездку будет довольно просто.

• Причина: Чтобы иметь возможность планировать, вам сначала нужна причина для поездки.

• Деловые партнеры: Выясните, с какими деловыми партнерами необходимо связаться в процессе работы и кто из ваших сотрудников лучше всего подходит для поездки.

• Дестинация: Хорошей идеей здесь является центральное место, до которого легко добраться всем участникам. Если необходимо что-то уточнить на месте за границей, это должно стать местом поездки.

• Период поездки: установите период поездки. Обычно это зависит от того, насколько доступны деловые партнеры.

• Транспорт: В зависимости от пункта назначения, необходимо решить, можно ли совершить поездку на автомобиле, или лучше выбрать поезд, автобус или самолет.

• Замещение: Многие должности не должны быть незаполненными в отсутствие. Соответственно, на эту должность должна быть выбрана замена.

Дальнейшие шаги по планированию

После того, как вы определили для себя рамочные данные, начинается дальнейшее планирование.

• Бронирование: Забронируйте транспортные средства, а также жилье и, если деловой партнер не позаботился об этом, конференц-залы.
• Страховка: Обеспечить охват всех сотрудников.
• Входные документы: Своевременно подавайте документы на въезд, например, визу, помня о том, что за пределами Европы вам, скорее всего, понадобится деловая виза. Другие требования для поступления можно найти на сайте Министерства иностранных дел Германии. Кроме того, вам может понадобиться сертификат А1, чтобы иметь возможность беспрепятственно работать за границей на время командировки.
• Деловые документы: поскольку вы хотите что-то представить деловому партнеру, их необходимо составить и взять с собой.
• Багаж: Каждый человек должен собирать вещи самостоятельно, однако неплохо было бы составить для себя контрольный список.
• Регистрация: Об этом нельзя забывать ни при каких обстоятельствах, так как в противном случае в аэропорту могут возникнуть дополнительные расходы.