No Microsoft Outlook, pode responder automaticamente às mensagens de correio electrónico recebidas com uma nota fora do escritório que configurou com antecedência se não estiver disponível por um período de tempo mais longo. Mostramos-lhe dois métodos de criação de notificações fora do escritório.
1. outlook: resposta rápida a mensagens fora do escritório via “resposta automática “
Se quiser preparar uma nota fora do escritório no Outlook sem quaisquer regras especiais, pode fazê-lo muito rapidamente através de “Respostas automáticas”. As instruções seguintes funcionam com todas as versões actuais do Outlook, embora os nomes possam diferir ligeiramente.
- Inicie o Outlook e clique no separador “File” no canto superior esquerdo.
- Na secção “Informação”, clique no botão “Respostas automáticas”.
- Pode seleccionar aqui o período em que a mensagem de ausência é enviada. Para tal, activar a opção “Enviar respostas automáticas” e definir a data de início e fim. Se não introduzir nada aqui, a resposta automática será enviada imediatamente e “para sempre”.
Pode criar uma mensagem de ausência mais casual para os seus colegas (“Dentro da minha organização”) e uma mensagem mais formal para contactos comerciais (“Fora da minha organização”).
- No texto deve indicar a data final da sua licença ou ausência. É também útil para as notas de ausência de negócios nomear um representante a quem o seu contacto possa chegar em caso de assuntos urgentes.
- Confirmar a nota de saída do escritório com “OK”. Todos os e-mails a partir da hora de início serão agora respondidos com o texto que introduziu.
2. definir nota de ausência de perspectiva como regra
É possível também criar notas de ausência com uma regra. Isto é um pouco mais complicado, mas também lhe permite criar diferentes mensagens fora do escritório para diferentes destinatários. Dependendo da versão do Office, as instruções podem diferir ligeiramente.
- Depois de iniciar o Outlook, clicar no separador “File” (Ficheiro). Aqui a categoria “Informação” já deve ser seleccionada.
- Clique em “Gerir regras e notificações” mais abaixo. Uma nova janela irá abrir.
- A seguir ao separador “Regras de e-mail” encontrará o item “Nova regra”. Seleccione “Aplicar regra às mensagens recebidas de mim” aqui.
- No seguinte, pode seleccionar para que casos de remetentes (com, por exemplo, certas palavras) deve ser enviada a mensagem de saída do escritório. Se a mensagem fora do escritório tiver de ser enviada a todos os remetentes dos e-mails recebidos, seleccione via “Account” → “Account name” e decida sobre a conta de e-mail desejada (no caso de gerir várias contas com o Outlook).
- Na janela seguinte, seleccione o que deve acontecer ao e-mail recebido. Para lhe responder com um modelo, tem de marcar a caixa “Responder a isto com um modelo específico”. Para seleccionar o modelo (ficheiro Word), clicar no texto com um fundo azul (“um modelo específico”). Isto activa a nota ausente.
- Pode ler um tutorial em inglês sobre “Como definir uma resposta automática fora de serviço no Outlook” em how2foru.com.
