Adicionar uma caixa de correio partilhada no Outlook permite que vários utilizadores enviem e recebam e-mails como se fossem seus. Neste artigo, vamos mostrar-lhe como adicionar uma caixa de correio deste tipo e quais os requisitos que tem de cumprir
Adicionar uma caixa de correio partilhada do Outlook: Um guia passo a passo
Adicionar uma caixa de correio partilhada no Outlook é possível na maioria das versões, mas o processo exato pode variar ligeiramente consoante a versão e a plataforma. Basicamente, todas as versões do Outlook a partir do Outlook 2016 suportam a função. Como adicionar a caixa de correio automaticamente no Outlook 2016, 2019, 2021 e Microsoft 365:
- Abra o Outlook e navegue até “Ficheiro” e depois “Definições de conta”. Selecione “Definições de conta…” no menu pendente para abrir as definições.
- Na caixa de diálogo que se abre, selecione a conta pretendida e clique em “Alterar”. Aí encontrará a opção “Outras definições”, na qual deve clicar
- Passar para o separador “Advanced” (Avançadas) e clicar em “Add” (Adicionar). Agora, introduza o nome da caixa de correio partilhada que pretende adicionar
- Confirme as suas entradas com “OK” e “Next” para concluir o processo. Em seguida, reinicie o Outlook.
- Pode demorar entre alguns minutos e uma hora até que a caixa de correio partilhada apareça. Em seguida, aparecerá na sua lista de pastas do Outlook.
Adicionar manualmente uma caixa de correio partilhada no Outlook: Instruções detalhadas
Se o método automático não funcionar, a caixa de correio partilhada também pode ser adicionada manualmente. Também pode utilizar este procedimento se pretender gerir a caixa de correio partilhada como uma conta separada.
- Abra o Outlook e selecione “Ficheiro”, depois “Adicionar conta”. Em seguida, introduza o endereço de e-mail da caixa de correio partilhada e clique em “Ligar”.
- Se o Outlook pedir uma palavra-passe, não introduza a sua própria palavra-passe, mas cancele o processo. Selecione a opção “Configurar outra conta manualmente”. Em seguida, clique em “Exchange”.
- Se o Outlook não encontrar as definições do servidor automaticamente, tem de ter as seguintes informações prontas: o endereço do servidor Exchange, o tipo de caixa de correio (aqui: Exchange), as informações de início de sessão da sua própria caixa de correio e um endereço proxy, se existir. Pode obter estas informações junto da sua equipa de suporte de TI.
- Depois de a ligação ter sido validada, clique em “Concluir”. Em seguida, reinicie o Outlook. A caixa de correio partilhada deve agora aparecer como uma conta separada
Adicionar caixa de correio partilhada no Outlook para Mac: É rápido e fácil
É claro que também é possível integrar caixas de correio partilhadas no Mac. Existem duas formas de gerir a conta: Pode gerir a caixa de correio partilhada juntamente com a sua conta principal ou manter uma conta completamente separada. No entanto, o primeiro método tem muitas vantagens.
- Abra o Outlook e selecione “Outlook”, depois “Definições” e, finalmente, “Contas”. Clique em “Adicionar” e selecione “Adicionar nova conta”
- No passo seguinte, introduza o nome da caixa de correio partilhada e clique em “Seguinte”. Se o Outlook pedir agora uma palavra-passe, selecione “Iniciar sessão com outra conta”. Em seguida, introduza os detalhes de início de sessão da sua própria conta de correio eletrónico. Isto é necessário porque as caixas de correio partilhadas normalmente não têm palavras-passe.
- Se a configuração automática falhar, pode introduzir as definições do servidor manualmente, nomeadamente: “Account type” = Exchange, ‘Server’ = outlook.office365.com (para Microsoft 365) ou o nome do servidor Exchange da sua empresa. Em “Autenticação”, introduza a sua própria conta Microsoft ou da empresa. Em “Endereço de e-mail”, introduza o endereço da caixa de correio partilhada. Em “Nome de utilizador”, introduza o seu próprio endereço de e-mail (não o da caixa de correio)
- Confirme as suas entradas e clique em “Concluído”. Agora é necessário reiniciar o Outlook. Se tudo correr bem, a caixa de correio partilhada aparecerá agora como uma conta separada na barra lateral esquerda como uma pasta adicional. Não é necessário um procedimento de início de sessão adicional para a gerir.
- Uma caixa de correio adicional gere o Outlook de forma mais eficiente do que uma conta separada. Os e-mails, calendários e contactos na caixa de correio partilhada são sincronizados diretamente através da sua conta principal. Pode enviar mensagens de correio eletrónico com o endereço da caixa de correio partilhada sem ter de alternar entre contas. Ao criar um novo e-mail, basta alterar o endereço “De” para a caixa de correio partilhada
- Como administrador, uma conta separada é prática, uma vez que é tratada como uma conta independente. Isto permite que os emails relacionados com a equipa sejam claramente separados dos outros emails de trabalho. O Outlook também pode sincronizar a conta localmente para que também possa ler e escrever os seus emails offline. Também pode configurar as suas próprias regras, assinaturas e respostas automáticas para uma conta separada.
Pré-requisitos para adicionar uma caixa de correio partilhada no Outlook
Antes de poder adicionar uma caixa de correio partilhada no Outlook, devem ser cumpridos alguns requisitos. Estes incluem que a sua conta faça parte de uma subscrição do Microsoft 365 com direitos de administrador. Além disso, a caixa de correio partilhada já deve ter sido configurada pelo administrador.
- A sua conta tem de fazer parte de uma subscrição do Microsoft 365. Esta é a única forma de garantir a funcionalidade completa do Outlook e a gestão de caixas de correio partilhadas
- É essencial que tenha os direitos de administrador necessários. Estes direitos permitem-lhe criar novas caixas de correio e gerir as existentes.
- A caixa de correio partilhada tem de ser criada primeiro através da consola de administração do Microsoft 365. Só depois pode ser adicionada e utilizada no Outlook.
- Certifique-se de que todos os utilizadores que vão aceder à caixa de correio partilhada têm licenças válidas. Não podem ser concedidas autorizações sem este requisito.
