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Salvar um e-mail do Outlook como PDF não é difícil. Guardar emails em formato PDF pode ser útil em muitas situações. Quer seja para arquivar informações importantes ou para as transmitir a colegas e parceiros de negócios
Salvar emails do Outlook como PDF: Porque é que é útil
Os ficheiros PDF são universalmente legíveis e mantêm o seu formato independentemente do sistema operativo ou do software utilizado. Isto torna-os ideais para o armazenamento a longo prazo e para a troca de informações.
- Guardar e-mails como PDFs permite-lhe guardar e arquivar informações importantes. Os ficheiros podem ser guardados em discos rígidos externos ou numa nuvem.
- Os PDFs são fáceis de imprimir e partilhar, o que é importante quando os documentos têm de ser trocados frequentemente entre diferentes partes.
- O formato permite transmitir documentos inalterados e também protegê-los de alterações.
Guardar correio em formato PDF: como o fazer com o Outlook
Não precisa de nenhum programa ou extensão especial para guardar um e-mail do Outlook como PDF. Todo o processo pode ser realizado diretamente a partir da aplicação.
- Abra o e-mail desejado na caixa de entrada do Outlook. Certifique-se de que a mensagem está totalmente carregada e que todo o conteúdo está visível antes de iniciar a exportação.
- Clique no botão “Ficheiro” no canto superior esquerdo da janela. Em seguida, navegue até “Imprimir” para visualizar as opções de impressão do seu e-mail.
- Selecione a opção “Imprimir como PDF” entre as impressoras disponíveis. Esta função está disponível por defeito na maioria das versões do Windows e permite-lhe guardar o e-mail como um ficheiro PDF.
- Depois de ter selecionado “Imprimir como PDF”, clique em “Imprimir”. Ser-lhe-á pedido que selecione um local de armazenamento para o ficheiro PDF. Selecione a pasta pretendida e dê um nome adequado ao ficheiro antes de clicar em “Guardar”
- Dica: Existem ferramentas que oferecem funções adicionais que não estão disponíveis na versão padrão do Outlook. O “PDF24 Creator” é uma alternativa gratuita que também oferece uma forma fácil de converter mensagens de correio eletrónico para o formato PDF. A utilização deste tipo de ferramentas não só acelera o processo, como também oferece funcionalidades de segurança adicionais, como a proteção por palavra-passe para os ficheiros gerados.
Salvando e-mails como PDF: Estes são problemas comuns
Guardar e-mails como PDFs pode ocasionalmente causar problemas, seja devido a erros técnicos ou a definições incorrectas.
- Pode acontecer que as imagens ou os anexos não sejam incorporados corretamente no documento PDF. Para evitar isso, certifique-se de que todo o conteúdo está totalmente carregado antes de exportar
- Se a opção “Imprimir como PDF” não estiver disponível, verifique as definições da impressora no seu computador. Pode faltar um controlador correspondente ou a função pode estar desactivada.
- Por vezes, a formatação do correio eletrónico perde-se no documento PDF. Isto pode ser resolvido ajustando as definições de impressão, por exemplo, alterando o tamanho ou a orientação do papel
- Se tiver dificuldades em guardar o ficheiro PDF numa localização específica, verifique os direitos de acesso da localização selecionada. Poderá não ter as autorizações necessárias para guardar o ficheiro nesse local
