Używaj Excela jako bazy danych, jeśli potrzebujesz małej bazy danych bez zbyt skomplikowanych zapytań. Pozwala to zaoszczędzić na kosztach MS Office Access i nadal można stosunkowo dobrze zarządzać danymi
Jak używać Excela jako bazy danych
Użyj programu Excel jako prostej bazy danych, wykonując poniższe czynności. W przypadku większych ilości danych lub bardziej złożonych struktur baz danych, Excel osiąga jednak swoje granice. Bardziej rozbudowane bazy danych wymagają dedykowanego oprogramowania bazodanowego, takiego jak Microsoft Access.
- Utwórz tabelę z nagłówkami kolumn dla różnych kategorii danych, które chcesz przechwycić.
- Wprowadź dane do odpowiednich kolumn. Każdy wiersz reprezentuje jeden rekord danych.
- Używaj zintegrowanych funkcji programu Excel do przetwarzania danych. Używaj filtrów i sortowania do porządkowania i wyszukiwania danych. Tworzenie tabel przestawnych do analizy danych i podsumowań. Używanie formuł i funkcji do obliczeń i analiz statystycznych.
- Dla zaawansowanych funkcji: Użyj funkcji „Dane” ☻ „Pobierz & Przekształć dane”, aby zaimportować dane ze źródeł zewnętrznych. Utwórz model danych, aby ustanowić relacje między wieloma tabelami. Użyj zintegrowanej funkcji formularza „Maska”, aby łatwiej wprowadzać i edytować dane.
- Dla większej przejrzystości i łatwości obsługi: Utwórz formularz wprowadzania danych. Zaimplementuj funkcję wyszukiwania, aby szybko znaleźć określone rekordy danych.
Te zalety programu Excel jako bazy danych w porównaniu z konwencjonalnym oprogramowaniem bazodanowym
Excel oferuje kilka zalet jako alternatywa dla baz danych w porównaniu z konwencjonalnymi systemami baz danych. Jednak duże ilości danych, złożone relacje lub rygorystyczne wymagania bezpieczeństwa to coś dla profesjonalnych systemów baz danych.
- Excel jest intuicyjny w użyciu i nie wymaga specjalnej wiedzy do prostych zadań. Elastyczna struktura umożliwia wprowadzanie i szybkie dostosowywanie danych bez predefiniowanego schematu.
- W przypadku prostych zadań Excel szybko zapewnia widoczne wyniki i wspiera prototypowe wdrażanie nowych przypadków użycia. Excel często jest już częścią istniejącego pakietu Microsoft Office i nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi kosztami licencji.
- Excel oferuje rozbudowane funkcje tworzenia wykresów i raportów, ułatwiając analizę i interpretację danych. Ze względu na powszechne wykorzystanie programu Excel, wielu pracowników jest już z nim zaznajomionych, co upraszcza współpracę i dzielenie się wiedzą.
- Excel może być używany natychmiast, bez czasochłonnej instalacji lub konfiguracji systemów baz danych. Excel doskonale nadaje się do przetwarzania i analizowania małych i średnich ilości danych.
