Dodanie współdzielonej skrzynki pocztowej w Outlooku pozwala wielu użytkownikom wysyłać i odbierać wiadomości e-mail tak, jakby były ich własnymi. W tym artykule pokażemy jak dodać taką skrzynkę i jakie wymagania należy spełnić
Dodawanie współdzielonej skrzynki pocztowej w Outlooku: Przewodnik krok po kroku
Dodanie współdzielonej skrzynki pocztowej w Outlooku jest możliwe w większości wersji, ale dokładny proces może się nieznacznie różnić w zależności od wersji i platformy. Zasadniczo wszystkie wersje Outlooka od Outlooka 2016 obsługują tę funkcję. Jak automatycznie dodać skrzynkę pocztową w Outlooku 2016, 2019, 2021 i Microsoft 365:
- Otwórz Outlook i przejdź do „Plik”, a następnie „Ustawienia konta”. Wybierz „Ustawienia konta…” z menu rozwijanego, aby otworzyć ustawienia.
- W otwartym oknie dialogowym wybierz żądane konto i kliknij „Zmień”. Znajdziesz tam opcję „Dalsze ustawienia”, którą musisz kliknąć
- Przełącz na zakładkę „Zaawansowane” i kliknij „Dodaj”. Teraz wprowadź nazwę współdzielonej skrzynki pocztowej, którą chcesz dodać
- Potwierdź swoje wpisy za pomocą „OK” i „Dalej”, aby zakończyć proces. Następnie uruchom ponownie Outlook.
- Pojawienie się udostępnionej skrzynki pocztowej może potrwać od kilku minut do godziny. Następnie pojawi się ona na liście folderów programu Outlook.
Ręczne dodawanie udostępnionej skrzynki pocztowej w programie Outlook: Szczegółowe instrukcje
Jeśli metoda automatyczna nie działa, udostępnioną skrzynkę pocztową można również dodać ręcznie. Tej procedury można również użyć, jeśli chcesz zarządzać udostępnioną skrzynką pocztową jako oddzielnym kontem.
- Otwórz Outlook i wybierz „Plik”, a następnie „Dodaj konto”. Następnie wprowadź adres e-mail współdzielonej skrzynki pocztowej i kliknij „Połącz”.
- Jeśli Outlook poprosi o hasło, nie wprowadzaj własnego hasła, ale anuluj proces. Wybierz opcję „Skonfiguruj inne konto ręcznie”. Następnie kliknij „Exchange”.
- Jeśli Outlook nie znajdzie ustawień serwera automatycznie, musisz mieć przygotowane następujące informacje: adres serwera Exchange, typ skrzynki pocztowej (tutaj: Exchange), dane logowania do własnej skrzynki pocztowej i adres proxy, jeśli taki istnieje. Informacje te można uzyskać od zespołu wsparcia IT.
- Po zatwierdzeniu połączenia kliknij „Zakończ”. Następnie uruchom ponownie program Outlook. Udostępniona skrzynka pocztowa powinna być teraz wyświetlana jako oddzielne konto
Dodaj udostępnioną skrzynkę pocztową w Outlooku dla komputerów Mac: To szybkie i łatwe
Oczywiście można również zintegrować współdzielone skrzynki pocztowe na komputerze Mac. Istnieją dwa sposoby zarządzania kontem: Można zarządzać współdzieloną skrzynką pocztową wraz z głównym kontem lub prowadzić całkowicie oddzielne konto. Metoda pierwsza ma jednak wiele zalet.
- Otwórz Outlooka i wybierz „Outlook”, następnie „Ustawienia” i wreszcie „Konta”. Kliknij „Dodaj” i wybierz „Dodaj nowe konto”
- W następnym kroku wprowadź nazwę udostępnionej skrzynki pocztowej i kliknij „Dalej”. Jeśli Outlook poprosi teraz o hasło, wybierz „Zaloguj się przy użyciu innego konta”. Następnie wprowadź dane logowania do własnego konta e-mail. Jest to konieczne, ponieważ współdzielone skrzynki pocztowe zwykle nie mają haseł.
- Jeśli automatyczna konfiguracja nie powiedzie się, można wprowadzić ustawienia serwera ręcznie, a mianowicie: „Typ konta” = Exchange, »Serwer« = outlook.office365.com (dla Microsoft 365) lub nazwę firmowego serwera Exchange. W sekcji „Uwierzytelnianie” wprowadź własne konto Microsoft lub konto firmowe. W polu „Adres e-mail” wprowadź adres udostępnionej skrzynki pocztowej. W polu „Nazwa użytkownika” wprowadź swój własny adres e-mail (nie adres skrzynki pocztowej).
- Potwierdź wprowadzone dane i kliknij „Gotowe”. Teraz należy ponownie uruchomić program Outlook. Jeśli wszystko poszło dobrze, udostępniona skrzynka pocztowa pojawi się teraz jako osobne konto na lewym pasku bocznym jako dodatkowy folder. Do zarządzania nią nie jest wymagana dodatkowa procedura logowania.
- Dodatkowa skrzynka pocztowa zarządza programem Outlook bardziej efektywnie niż oddzielne konto. Wiadomości e-mail, kalendarze i kontakty w udostępnionej skrzynce pocztowej są synchronizowane bezpośrednio przez konto główne. Możesz wysyłać wiadomości e-mail z adresem współdzielonej skrzynki pocztowej bez konieczności przełączania się między kontami. Podczas tworzenia nowej wiadomości e-mail wystarczy zmienić adres „Od” na współdzieloną skrzynkę pocztową.
- Jako administrator, oddzielne konto jest praktyczne, ponieważ jest traktowane jako niezależne konto. Pozwala to na wyraźne oddzielenie wiadomości e-mail związanych z zespołem od innych wiadomości służbowych. Outlook może również synchronizować konto lokalnie, dzięki czemu można również czytać i pisać wiadomości e-mail w trybie offline. Możesz także skonfigurować własne reguły, podpisy i automatyczne odpowiedzi dla oddzielnego konta.
Prerequisites for adding a shared mailbox in Outlook
Przed dodaniem udostępnionej skrzynki pocztowej w programie Outlook należy spełnić pewne wymagania. Obejmują one, że konto jest częścią subskrypcji Microsoft 365 z uprawnieniami administratora. Ponadto udostępniona skrzynka pocztowa musi być już skonfigurowana przez administratora.
- Twoje konto musi być częścią subskrypcji Microsoft 365. Jest to jedyny sposób, aby zapewnić pełną funkcjonalność programu Outlook i zarządzanie udostępnionymi skrzynkami pocztowymi.
- Niezbędne jest posiadanie niezbędnych uprawnień administratora. Uprawnienia te umożliwiają tworzenie nowych skrzynek pocztowych i zarządzanie istniejącymi.
- Współdzieloną skrzynkę pocztową należy najpierw utworzyć za pomocą konsoli administracyjnej Microsoft 365. Dopiero wtedy można ją dodać i używać w Outlooku.
- Upewnij się, że wszyscy użytkownicy, którzy mają uzyskać dostęp do udostępnionej skrzynki pocztowej, mają ważne licencje. Bez tego wymogu nie można udzielać żadnych autoryzacji.
