W programie Microsoft Outlook możesz automatycznie odpowiadać na przychodzące e-maile z ustawioną wcześniej wiadomością o nieobecności w biurze, na wypadek gdybyś był niedostępny przez dłuższy czas. Przedstawiamy dwie metody ustawiania powiadomień spoza biura.
1. Outlook: szybka odpowiedź na wiadomość z biura poprzez „automatyczną odpowiedź „
Praca na wiadomość z biura poprzez „automatyczną odpowiedź „
Jeśli chcesz skonfigurować notatkę poza biurem w Outlooku bez żadnych specjalnych reguł, możesz to zrobić dość szybko poprzez „Automatyczne odpowiedzi”. Poniższe instrukcje działają ze wszystkimi aktualnymi wersjami Outlooka, choć ich nazwy mogą się nieznacznie różnić.
- Uruchom Outlooka i kliknij na zakładkę „File” w lewym górnym rogu.
- W sekcji „Informacje” kliknij na przycisk „Automatyczne odpowiedzi”.
- Możesz tutaj wybrać, w jakim okresie wysyłana jest wiadomość o nieobecności. W tym celu należy aktywować opcję „Wysyłaj automatyczne odpowiedzi” i ustawić datę początkową i końcową. Jeśli nic tu nie wpiszesz, automatyczna odpowiedź zostanie wysłana natychmiast i „na zawsze”.
- Możesz stworzyć bardziej swobodną wiadomość o nieobecności dla swoich współpracowników („Wewnątrz mojej organizacji„) i bardziej formalną dla kontaktów biznesowych („Outside my organisation„).
- W tekście należy podać datę zakończenia urlopu lub nieobecności. Warto również wyznaczyć przedstawiciela do notatek o nieobecnościach służbowych, do którego można się zwrócić w razie pilnych spraw.
- Potwierdź notatkę poza biurem słowami „OK„. Na wszystkie maile od godziny startu będzie teraz odpowiadał wpisany przez Ciebie tekst.
2. Zdefiniuj notatkę o nieobecności w programie Outlook jako regułę
Możesz również utworzyć notatki o nieobecności za pomocą reguły. Jest to nieco bardziej skomplikowane, ale pozwala również na tworzenie różnych wiadomości poza biurem dla różnych odbiorców. W zależności od wersji pakietu Office instrukcje mogą się nieznacznie różnić.
- Po uruchomieniu Outlooka, kliknij na zakładkę „Plik”. Tutaj powinna być już wybrana kategoria „Informacje”.
- Kliknij na „Zarządzaj regułami i powiadomieniami” dalej. Otworzy się nowe okno.
- W zakładce „Email Rules” znajdziesz pozycję „Nowa reguła”. Wybierz tutaj opcję „Zastosuj regułę do wiadomości otrzymanych ode mnie”
- W dalszej części możesz wybrać, dla jakich przypadków nadawców (z np. określonymi słowami) ma być wysyłana wiadomość poza biurem. Jeśli wiadomość out-of-office ma być wysłana do wszystkich nadawców odebranych e-maili, wybierz poprzez „Konto” → „Nazwa konta” i zdecyduj się na żądane konto e-mail (w przypadku, gdy zarządzasz kilkoma kontami w Outlooku).
- W kolejnym oknie należy wybrać, co ma się stać z odebranym e-mailem. Aby odpowiedzieć na niego za pomocą szablonu, musisz zaznaczyć pole „Odpowiedz na to za pomocą określonego szablonu”. Aby wybrać szablon (Plik Word), kliknij na tekst podświetlony na niebiesko („określonego szablonu”). To powoduje, że notatka o zakończeniu pracy jest aktywna.
- Możesz przeczytać angielski tutorial na temat „Jak ustawić automatyczną odpowiedź poza biurem w Outlooku” na how2foru.com.
