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出張の計画を立てるなら、忘れ物がないように、いくつかのポイントを押さえておくとよいでしょう。結局のところ、航空券の予約や外出先でのポストをカバーする人の確保など、いくつかのことを考える必要があります。
出張の計画:最も重要なポイント
概略の日程が決まれば、旅行の計画もかなり立てやすくなります。
- 原因:計画を立てるには、まず旅行の原因が必要です。
- ビジネスパートナー:プロセスにおいてどのビジネスパートナーと連絡を取る必要があるか、また、どの従業員がその出張に適しているかを確認します。
- 行き先:ここでは関係者全員が行きやすい中心地が良いでしょう。海外で現地確認が必要な場合は、ここが旅行先になるはずです
- 旅行期間:旅行期間を設定します。これは通常、ビジネスパートナーがどのように利用できるかに基づいています。
- 交通手段:目的地によって、車で移動できるのか、電車、バス、飛行機が良いのか判断する必要があります。
- リプレイスメント:多くのポストが不在のまま埋まらないようにする。従って、後任の人選が必要です。
さらなる計画のステップ
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自分にとってのフレームワークデータが決まったら、さらなるプランニングが行われます。
- 予約受付中。移動手段、宿泊先、もし取引先が手配していない場合は会議室の予約もする。
- インスツルメンツ すべてのスタッフがカバーされていることを確認すること
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- エントリードキュメント。ヨーロッパ以外の国ではビジネスビザが必要になる可能性があることを念頭に、ビザなどの入国書類は余裕を持って申請してください。その他の入国要件は、ドイツ外務省のホームページでご確認ください。また、出張期間中、問題なく海外で仕事ができるように、A1証明書が必要な場合もあります。
- ビジネス文書:取引先に何かを提示したいので、これらをまとめて持っていく必要があります。
- 荷物:これは各自で荷造りすることになりますが、チェックリストを書いておくと良いでしょう。
- チェックイン: 空港で追加料金が発生する可能性がありますので、いかなる場合でもお忘れにならないようお願いいたします。
- 荷物:これは各自で荷造りすることになりますが、チェックリストを書いておくと良いでしょう。
- ビジネス文書:取引先に何かを提示したいので、これらをまとめて持っていく必要があります。