L’aggiunta di una casella di posta condivisa in Outlook consente a più utenti di inviare e ricevere e-mail come se fosse la propria. In questo articolo vi mostreremo come aggiungere una casella di posta elettronica di questo tipo e quali requisiti dovete soddisfare
Aggiungere una casella di posta condivisa in Outlook: Una guida passo passo
L’aggiunta di una casella di posta condivisa in Outlook è possibile nella maggior parte delle versioni, ma la procedura esatta può variare leggermente a seconda della versione e della piattaforma. In linea di massima, tutte le versioni di Outlook da Outlook 2016 in poi supportano la funzione. Come aggiungere automaticamente la casella di posta in Outlook 2016, 2019, 2021 e Microsoft 365:
- Aprire Outlook e andare su “File” e poi su “Impostazioni account”. Selezionare “Impostazioni account…” dal menu a discesa per aprire le impostazioni.
- Nella finestra di dialogo che si apre, selezionate l’account desiderato e cliccate su “Modifica”. A questo punto troverete l’opzione “Ulteriori impostazioni”, sulla quale dovrete cliccare
- Passate alla scheda “Avanzate” e cliccate su “Aggiungi”. Ora inserite il nome della casella di posta condivisa che desiderate aggiungere
- Confermate le voci con “OK” e “Avanti” per completare la procedura. Riavviate quindi Outlook.
- Possono essere necessari da pochi minuti a un’ora per visualizzare la casella di posta condivisa. Verrà quindi visualizzata nell’elenco delle cartelle di Outlook.
Aggiungi manualmente una casella di posta condivisa in Outlook: Istruzioni dettagliate
Se il metodo automatico non funziona, la casella di posta condivisa può essere aggiunta anche manualmente. Questa procedura può essere utilizzata anche se si desidera gestire la casella di posta condivisa come un account separato.
- Aprite Outlook e selezionate “File”, quindi “Aggiungi account”. Inserite quindi l’indirizzo e-mail della casella di posta condivisa e fate clic su “Connetti”.
- Se Outlook chiede una password, non inserite la vostra password, ma annullate il processo. Selezionate l’opzione “Configura manualmente un altro account”. Poi fate clic su “Exchange”.
- Se Outlook non trova automaticamente le impostazioni del server, è necessario disporre delle seguenti informazioni: l’indirizzo del server Exchange, il tipo di casella di posta elettronica (in questo caso: Exchange), le informazioni di accesso alla propria casella di posta elettronica e un indirizzo proxy, se esiste. Potete ottenere queste informazioni dal vostro team di supporto IT.
- Una volta convalidata la connessione, fare clic su “Fine”. Quindi riavviare Outlook. La casella di posta condivisa dovrebbe ora apparire come un account separato
Aggiungi una casella di posta condivisa in Outlook per Mac: È facile e veloce
Ovviamente, è possibile integrare le caselle di posta condivise anche su Mac. Ci sono due modi per gestire l’account: È possibile gestire la casella di posta condivisa insieme all’account principale o mantenere un account completamente separato. Tuttavia, il primo metodo presenta molti vantaggi.
- Aprite Outlook e selezionate “Outlook”, quindi “Impostazioni” e infine “Account”. Fate clic su “Aggiungi” e selezionate “Aggiungi nuovo account”
- Nel passaggio successivo, inserite il nome della casella di posta condivisa e fate clic su “Avanti”. Se ora Outlook chiede una password, selezionate “Accedi con un altro account”. Inserite quindi i dati di accesso del vostro account di posta elettronica. Questa operazione è necessaria perché le caselle di posta condivise di solito non hanno password.
- Se l’impostazione automatica non riesce, è possibile inserire manualmente le impostazioni del server, ovvero: “Tipo di account” = Exchange, ‘Server’ = outlook.office365.com (per Microsoft 365) o il nome del server Exchange della vostra azienda. In “Autenticazione”, inserire il proprio account Microsoft o aziendale. In “Indirizzo e-mail”, inserire l’indirizzo della casella e-mail condivisa. In “Nome utente”, inserite il vostro indirizzo e-mail (non quello della casella e-mail).
- Confermate i dati inseriti e cliccate su “Fine”. A questo punto è necessario riavviare Outlook. Se tutto è andato bene, la casella di posta condivisa apparirà ora come account separato nella barra laterale sinistra come cartella aggiuntiva. Per gestirla non è necessaria un’ulteriore procedura di login.
- Una casella di posta elettronica aggiuntiva gestisce Outlook in modo più efficiente di un account separato. La posta elettronica, i calendari e i contatti della casella condivisa vengono sincronizzati direttamente tramite l’account principale. È possibile inviare messaggi di posta elettronica con l’indirizzo della casella condivisa senza dover passare da un account all’altro. Quando si crea una nuova e-mail, è sufficiente cambiare l’indirizzo “Da” con quello della casella di posta condivisa.
- Come amministratore, un account separato è pratico in quanto viene trattato come un account indipendente. In questo modo è possibile separare chiaramente i messaggi di posta elettronica relativi al team dagli altri messaggi di lavoro. Outlook può anche sincronizzare l’account localmente, in modo da poter leggere e scrivere i messaggi anche offline. È inoltre possibile impostare regole, firme e risposte automatiche per un account separato.
Prequisiti per aggiungere una casella di posta condivisa in Outlook
Prima di poter aggiungere una casella di posta condivisa in Outlook, è necessario soddisfare alcuni requisiti. Tra questi, l’account deve far parte di un abbonamento Microsoft 365 con diritti di amministratore. Inoltre, la casella di posta condivisa deve essere già stata impostata dall’amministratore.
- L’account deve far parte di un abbonamento a Microsoft 365. Questo è l’unico modo per garantire la piena funzionalità di Outlook e la gestione delle caselle di posta condivise.
- È essenziale disporre dei necessari diritti di amministratore. Questi diritti consentono di creare nuove caselle di posta e di gestire quelle esistenti.
- La casella di posta condivisa deve essere prima creata tramite la console di amministrazione di Microsoft 365. Solo allora può essere aggiunta e utilizzata. Solo allora potrà essere aggiunta e utilizzata in Outlook
- Assicuratevi che tutti gli utenti che devono accedere alla casella di posta condivisa abbiano licenze valide. Non è possibile concedere autorizzazioni senza questo requisito.
