Pianificare un viaggio d’affari: come organizzarsi correttamente

Se volete pianificare un viaggio di lavoro, è bene avere alcuni punti di riferimento per non dimenticare nulla. Dopotutto, bisogna pensare ad alcune cose, come la prenotazione dei voli e la presenza di qualcuno che copra il posto fuori ufficio.

Pianificare un viaggio di lavoro: le indicazioni più importanti

Una volta pianificate le date di massima, è abbastanza facile pianificare il viaggio.

• Causa: per poter pianificare, occorre innanzitutto una causa per il viaggio.
• Partner commerciali: scoprite quali partner commerciali devono essere contattati nel processo e quale dipendente è più adatto per il viaggio.
• Destinazione: un luogo centrale facile da raggiungere per tutti i partecipanti è una buona idea. Se c’è qualcosa da chiarire in loco all’estero, questa dovrebbe diventare la meta del viaggio.
• Periodo di viaggio: impostare un periodo di viaggio. Di solito si basa sulla disponibilità dei partner commerciali.
• Trasporti: a seconda della destinazione, si deve decidere se il viaggio può essere fatto in auto, o se treno, autobus o aereo sono opzioni migliori.
• Replacement: molti posti non dovrebbero essere occupati in assenza. Di conseguenza, è necessario selezionare un sostituto per il posto in questione.

Altre fasi di pianificazione

Una volta determinati i dati quadro, si procede alla pianificazione successiva.

• Prenotazioni: Prenotate i mezzi di trasporto, l’alloggio e, se il partner commerciale non se ne occupa, le sale riunioni.
• Assicurazioni: Assicurarsi che tutto il personale sia coperto.
• Documenti di ingresso: Richiedete per tempo i documenti di ingresso, come il visto, tenendo presente che probabilmente avrete bisogno di un visto d’affari fuori dall’Europa. Altri requisiti di ingresso possono essere trovati sul sito web del Ministero degli Esteri tedesco. Potrebbe essere necessario anche un certificato A1 per poter lavorare all’estero senza problemi per tutta la durata del viaggio d’affari.
• Documenti aziendali: poiché volete presentare qualcosa al partner commerciale, questi devono essere compilati e portati con voi.
• Bagagli: ognuno deve fare i bagagli per sé, ma è una buona idea scrivere una lista di controllo.
• Check-in: non va dimenticato per nessun motivo, altrimenti si possono sostenere costi aggiuntivi in aeroporto.