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Vi spieghiamo passo dopo passo come creare una firma digitale e quali vantaggi offre nella comunicazione moderna. Una firma digitale offre un modo sicuro per firmare elettronicamente i documenti e garantirne l’autenticità.
Come posso creare una firma digitale?
Esistono diverse possibilità per creare una firma digitale, a seconda del livello di sicurezza desiderato e dell’uso che se ne vuole fare.
- Firma elettronica semplice (EES): scrivete la vostra firma su un foglio di carta bianco, scansionatela o fotografatela e salvate l’immagine sul vostro computer. È possibile ritagliare l’immagine con un programma di elaborazione delle immagini come GIMP e salvarla in formato PNG con sfondo trasparente. Inserire l’immagine della propria firma nel documento desiderato, ad esempio in Word o PDF. In alternativa, è possibile firmare direttamente in formato digitale con un tablet, uno smartphone o una tavoletta grafica e salvare la firma come immagine.
- Avanzato (FES) e firma elettronica qualificata (QES): queste firme offrono una maggiore sicurezza e sono necessarie per molti documenti legalmente rilevanti. È necessario un fornitore di firme elettroniche come Skribble, DocuSign o Adobe Sign. Qui è possibile caricare il documento, selezionare il livello di firma (EES, FES o QES), apporre la firma e completare il processo. Per la QES è necessaria un’identificazione unica (ad es. tramite videoidentificazione). Successivamente potrete firmare in modo digitale e legalmente valido.
- Firma digitale direttamente nei programmi: in Microsoft 365 è possibile aggiungere una firma digitale ai file Word, Excel o PowerPoint tramite il menu “File” → “Info” → “Aggiungi firma digitale”. Nei programmi PDF come Adobe Acrobat, selezionare “Compila e firma” per creare e inserire una firma elettronica.
Avvertenze importanti
Se necessario, è possibile creare una firma digitale, da quella semplice a quella legalmente valida. Si prega tuttavia di tenere presente quanto segue:
- Per i documenti semplici è solitamente sufficiente la firma elettronica qualificata (EES). Per i contratti che richiedono la forma scritta o che comportano un elevato rischio di responsabilità è necessaria la firma elettronica qualificata (QES).
- Le semplici firme immagine sono facili da falsificare e hanno scarso valore probatorio. Per firme legalmente valide si consiglia di ricorrere a fornitori certificati.
Riepilogo dei passaggi (esempio: QES con fornitore)
Un esempio chiarisce quanto sia facile creare una firma digitale e implementarla nel documento.
- Caricare il documento presso il fornitore.
- Selezionare lo standard di firma (EES, FES, QES).
- Identificarsi (richiesto per QES).
- Inserire la firma digitale nel documento.
- Firmare e scaricare il documento.
Misure di sicurezza per la creazione della firma digitale
Durante la creazione di una firma digitale è necessario osservare le seguenti misure di sicurezza fondamentali. In questo modo aumenterete notevolmente la sicurezza e la validità legale delle vostre firme digitali.
- Conservazione sicura della chiave privata: la chiave privata è il cuore della firma digitale. Deve essere tenuta segreta e protetta da accessi non autorizzati, ad esempio utilizzando un gestore di password o hardware speciale come le smart card.
- Algoritmi di crittografia aggiornati e sicuri: utilizzate solo software che impiega algoritmi moderni e considerati sicuri (ad es. RSA, DSA, curve ellittiche) e lunghezze di chiave sufficientemente lunghe (almeno 2048 bit). Mantenete sempre aggiornati il software e gli algoritmi per evitare vulnerabilità note.
- Utilizzo di fornitori certificati: utilizzare solo fornitori affidabili e certificati per le firme digitali che soddisfano i requisiti legali (ad es. secondo il regolamento eIDAS) e garantiscono una verifica sicura dell’identità.
- Garantire l’integrità e l’autenticità: il software utilizzato dovrebbe garantire che il documento firmato non possa essere modificato in seguito senza che ciò venga notato e che la firma sia chiaramente attribuibile a una persona.
- Autenticazione a due fattori: se possibile, utilizzate l’autenticazione a due fattori per proteggere ulteriormente l’accesso al vostro software di firma e alla vostra chiave privata.
- Crittografia aggiuntiva dei documenti: la firma digitale di per sé non protegge dalla lettura del documento. Utilizzare programmi di crittografia aggiuntivi per garantire la riservatezza dei contenuti.
- Verifica regolare della validità dei certificati: assicuratevi che tutti i certificati utilizzati siano validi e non bloccati al momento della firma. Verificate regolarmente questo aspetto, in particolare durante il controllo dei documenti firmati ricevuti.
- Protezione dell’hardware e del software: assicurarsi che l’hardware e il software utilizzati siano privi di manipolazioni e aggiornati per prevenire attacchi o malware.
