Utilisez Excel comme base de données si vous avez besoin d’une petite base de données sans requêtes trop élaborées. Vous économisez ainsi les coûts de MS Office Access et pouvez quand même gérer vos données de manière relativement efficace.
Comment utiliser Excel comme base de données
Utilisez Excel comme base de données simple en suivant les étapes ci-dessous. Toutefois, Excel atteint ses limites pour des volumes de données plus importants ou des structures de base de données plus complexes. Des besoins plus importants en matière de base de données nécessitent un logiciel de base de données dédié, tel que Microsoft Access.
- Créez un tableau avec des en-têtes de colonnes pour les différentes catégories de données que vous souhaitez saisir.
- Saisissez vos données dans les colonnes correspondantes. Chaque ligne représente un enregistrement.
- Utilisez les fonctions intégrées d’Excel pour traiter les données. Pour cela, utilisez des filtres et des tris pour organiser et trouver des données. Créez des tableaux croisés dynamiques pour analyser et résumer les données. Utilisez des formules et des fonctions pour effectuer des calculs et des analyses statistiques
- Pour des fonctions avancées : Utilisez la fonction « Données » ☻ « Récupérer & ; Transformer les données » pour importer des données de sources externes. Créez un modèle de données pour établir des relations entre plusieurs tables. Utilisez la fonction de formulaire intégrée « Masque » pour saisir et modifier plus facilement les données.
- Pour une meilleure vue d’ensemble et une plus grande convivialité : créez un formulaire de saisie pour la saisie des données. Implémentez une fonction de recherche pour trouver rapidement certains enregistrements.
Ce sont les avantages d’Excel en tant que base de données par rapport aux logiciels de base de données traditionnels
Excel offre quelques avantages en tant que base de données alternative par rapport aux systèmes de base de données traditionnels. Toutefois, les grandes quantités de données, les relations complexes ou les exigences de sécurité strictes sont l’apanage des systèmes de base de données professionnels.
- Excel est intuitif et ne nécessite pas de connaissances particulières pour les tâches simples. Sa structure flexible permet de saisir des données sans schéma prédéfini et de les adapter rapidement.
- Pour les tâches simples, Excel fournit rapidement des résultats visibles et soutient la mise en œuvre prototypique de nouveaux cas d’utilisation. Excel fait souvent déjà partie du package Microsoft Office existant et n’entraîne pas de frais de licence supplémentaires.
- Excel offre des fonctions étendues pour la création de graphiques et de rapports, ce qui facilite l’analyse et l’interprétation des données. En raison de sa large diffusion, Excel est déjà connu de nombreux collaborateurs, ce qui facilite la collaboration et le partage des connaissances.
- Excel peut être utilisé immédiatement, sans installation ou configuration complexe de systèmes de base de données. Excel est bien adapté au traitement et à l’analyse de petites et moyennes quantités de données.
