Dans Excel, vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour modifier le contenu des cellules à votre guise. Vous pouvez ainsi colorer des cellules ou remplacer des chiffres par du texte. Dans ce conseil pratique, nous vous présentons quelques-unes des possibilités que vous offre cet outil.
Mise en forme conditionnelle Excel : utiliser une échelle de 2 ou 3 couleurs
La mise en forme conditionnelle dans Excel permet de marquer les cellules en couleur et d’obtenir ainsi rapidement un aperçu des valeurs. Une possibilité est l’échelle à 2 et 3 couleurs, dans laquelle les différentes valeurs sont affichées sous forme de dégradé de couleurs.
- Sélectionnez une zone dans le tableau Excel et cliquez dans « Démarrer » sur « Mise en forme conditionnelle » et « Nouvelle règle… ».
- Pour le type de règle « Formater toutes les cellules en fonction de vos valeurs », sélectionnez « Échelle de 2 couleurs » comme style de format.
- Pour le type, choisissez « Valeur la plus basse » pour Minimum et « Valeur la plus haute » pour Maximum.
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Modifiez, si vous le souhaitez, les couleurs prédéfinies et terminez par « OK ».
- Pour une échelle de 3 couleurs, déterminez encore le formatage pour la valeur moyenne.
Représentation graphique : par des barres ou des jeux de symboles
Pour avoir une vue d’ensemble des chiffres inscrits, vous pouvez aussi utiliser des barres pour la mise en forme et créer ainsi une sorte de diagramme.
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Pour cela, après avoir sélectionné les cellules, choisissez l’option « Barres de données » dans l’entrée « Mise en forme conditionnelle ».
- Vous pouvez maintenant choisir l’un des modèles. Si vous souhaitez avoir plus d’options, cliquez sur « Autres règles ». Dans la nouvelle fenêtre, vous pouvez alors personnaliser des choses comme le remplissage de couleur ou le cadre.
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L’affichage via les jeux de symboles est également rapide. Pour ce faire, cliquez sur « Jeux de symboles » dans « Mise en forme conditionnelle ».
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Vous avez ici aussi le choix entre l’un des modèles ou vous pouvez adapter le formatage via « Autres règles ».
Mise en évidence des cellules avec une certaine valeur
En plus des représentations graphiques, vous pouvez également mettre en évidence des cellules avec une valeur déterminée. Par exemple, tous les nombres inférieurs à la valeur 1.000 peuvent être mis en évidence par la couleur rouge.
- Sélectionnez la zone dans le tableau et cliquez sur « Règles de surbrillance des cellules » dans la zone « Mise en forme conditionnelle ».
- Sélectionnez ici le point « Inférieur à » et inscrivez une valeur souhaitée comme « 1.000 ». Dans ce menu, vous pouvez également définir d’autres règles comme « Plus grand que » ou « Entre » pour la mise en évidence.
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Le menu déroulant à droite vous permet de définir la couleur avec laquelle les cellules correspondantes doivent être mises en évidence. Confirmez votre choix en cliquant sur « OK ».
- Cliquez deux fois sur « OK » pour créer la règle
Représenter les nombres sous forme de texte
Si vous avez des textes prédéfinis qui reviennent souvent, vous pouvez aussi utiliser la mise en forme conditionnelle pour gagner du temps et éviter les erreurs de frappe.
- Sélectionnez la zone du tableau Excel à laquelle la mise en forme doit s’appliquer et créez une nouvelle règle via « Mise en forme conditionnelle ».
- Cliquez sur « Formater uniquement les cellules qui contiennent » en haut de « Sélectionner le type de règle ».
- Sélectionnez « égal » à côté de « Valeur de la cellule » dans la description de la règle et inscrivez à droite une valeur à remplacer. Par exemple, le nombre 1.
- Cliquez sur le bouton « Formater… » et sélectionnez l’onglet « Chiffres » dans la nouvelle fenêtre.
- A gauche de la barre latérale, cliquez sur « Personnalisé ».
- Dans le champ de texte sous l’entrée « Type : », saisissez le texte qui doit remplacer le nombre dans la cellule. Cliquez deux fois sur « OK » pour terminer.
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Si vous saisissez maintenant le chiffre 1 dans une cellule qui se trouve dans votre plage définie, le texte que vous avez saisi apparaît à la place. De la même manière, vous pouvez définir d’autres textes pour d’autres nombres.
- Sélectionnez la zone du tableau à laquelle le formatage doit s’appliquer et créez une nouvelle règle. Dans « Sélectionner le type de règle », sélectionnez « Utiliser une formule pour déterminer les cellules à formater ».
- Entrez maintenant la formule souhaitée. Dans notre exemple : « =A1☻HEUTE() ».
- Cliquez sur le bouton « Formater… » et choisissez le rouge comme couleur dans la nouvelle fenêtre.
- Confirmez le tout en cliquant deux fois sur « OK ».
Formule pour déterminer les cellules à formater
Vous pouvez également utiliser la mise en forme conditionnelle pour formater chaque valeur à laquelle s’applique une formule spécifique. Dans cet exemple, toutes les données Excel qui sont encore dans le futur sont marquées en rouge.
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