Ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook permet à plusieurs utilisateurs d’envoyer et de recevoir des e-mails comme s’il s’agissait des leurs. Dans cet article, nous vous montrons comment ajouter une telle boîte aux lettres et quelles sont les conditions à remplir.
Ajouter une boîte aux lettres partagée Outlook : Instructions pas à pas
L’ajout d’une boîte aux lettres partagée dans Outlook est possible dans la plupart des versions, mais la procédure exacte peut varier légèrement selon la version et la plate-forme. En principe, toutes les versions d’Outlook à partir d’Outlook 2016 prennent en charge cette fonction. Voici comment ajouter automatiquement la boîte aux lettres dans Outlook 2016, 2019, 2021 et Microsoft 365 :
- Ouvrez Outlook et accédez à « Fichier » puis « Paramètres du compte ». Là, sélectionnez « Paramètres du compte… » dans le menu déroulant pour ouvrir les paramètres.
- Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez le compte souhaité et cliquez sur « Modifier ». Vous y trouverez l’option « Autres paramètres », sur laquelle vous devez cliquer.
- Cliquez ici sur l’onglet « Avancé » et cliquez sur « Ajouter ». Saisissez maintenant le nom de la boîte aux lettres partagée que vous souhaitez ajouter.
- Confirmez vos saisies avec « OK » et « Suivant » pour terminer le processus. Puis redémarrez Outlook.
- Il peut s’écouler de quelques minutes à une heure avant que la boîte aux lettres partagée ne s’affiche. Ensuite, elle apparaît dans votre liste de dossiers Outlook.
Ajout manuel d’une boîte aux lettres partagée dans Outlook : Instructions détaillées
Si la méthode automatique ne fonctionne pas, il est également possible d’ajouter manuellement la boîte aux lettres partagée. Vous utilisez également cette procédure si vous souhaitez gérer la boîte aux lettres partagée comme un compte autonome.
- Ouvrez Outlook et sélectionnez « Fichier », puis « Ajouter un compte ». Saisissez ensuite l’adresse e-mail de la boîte aux lettres partagée et cliquez sur « Connecter ».
- Si Outlook vous demande un mot de passe, ne saisissez pas votre propre mot de passe, mais annulez le processus. Sélectionnez l’option « Configurer un autre compte manuellement ». Puis cliquez sur « Exchange ».
- Si Outlook ne trouve pas automatiquement les paramètres du serveur, vous devez avoir les informations suivantes à portée de main : l’adresse du serveur Exchange, le type de boîte aux lettres (ici : Exchange), les informations de connexion de votre propre boîte aux lettres et une adresse proxy, si elle existe. Vous pouvez demander ces informations à votre support informatique
- Dès que la connexion est validée, cliquez sur « Terminer ». Ensuite, redémarrez Outlook. La boîte aux lettres partagée devrait maintenant apparaître comme un compte indépendant.
Ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook pour Mac : C’est simple et rapide
Bien sûr, vous pouvez également intégrer des boîtes aux lettres partagées sur Mac. Il y a ici deux façons de gérer le compte : Vous pouvez soit gérer la boîte aux lettres partagée à côté de votre compte principal, soit gérer un compte complètement séparé. La première méthode présente toutefois de nombreux avantages.
- Ouvrez Outlook et sélectionnez « Outlook », puis « Paramètres » et enfin « Comptes ». Cliquez sur « Ajouter » et sélectionnez « Ajouter un nouveau compte ».
- À l’étape suivante, saisissez le nom de la boîte aux lettres partagée et cliquez sur « Suivant ». Si Outlook vous demande maintenant un mot de passe, sélectionnez « Se connecter avec un autre compte ». Saisissez ensuite les données de connexion de votre propre compte de messagerie. Ceci est nécessaire car les boîtes aux lettres partagées n’ont généralement pas de mot de passe.
- Si la configuration automatique échoue, vous pouvez saisir manuellement les paramètres du serveur, à savoir : « Type de compte » = Exchange, “Serveur” = outlook.office365.com (pour Microsoft 365) ou le nom du serveur Exchange de votre entreprise. Sous « Authentification », indiquez votre propre compte Microsoft ou d’entreprise. Comme « Adresse e-mail », vous indiquez l’adresse de la boîte aux lettres partagée. Sous « Nom d’utilisateur », saisissez votre propre adresse e-mail (pas celle de la boîte aux lettres).
- Confirmez vos saisies et cliquez sur « Terminé ». Vous devez maintenant redémarrer Outlook. Si tout s’est bien passé, la boîte aux lettres partagée apparaît maintenant comme un compte autonome dans la barre latérale gauche, sous forme de dossier supplémentaire. Une procédure de connexion supplémentaire n’est pas nécessaire pour la gérer.
- Une boîte aux lettres supplémentaire gère Outlook plus efficacement qu’un compte séparé. Les e-mails, calendriers et contacts de la boîte aux lettres partagée sont directement synchronisés via votre compte principal. Vous pouvez envoyer des e-mails avec l’adresse de la boîte aux lettres partagée sans devoir passer d’un compte à l’autre. Lorsque vous créez un nouveau message, il vous suffit de changer l’adresse « De » pour celle de la boîte aux lettres partagée.
- En tant qu’administrateur, un compte séparé est pratique, car il est traité comme un compte autonome. Cela permet de séparer clairement les e-mails liés à l’équipe des autres e-mails professionnels. De plus, Outlook peut synchroniser le compte localement afin que vous puissiez lire et écrire vos e-mails hors ligne. Pour un compte séparé, vous pouvez en outre configurer vos propres règles, signatures et réponses automatiques.
Conditions pour l’ajout d’une boîte aux lettres partagée dans Outlook
Avant d’ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook, certaines conditions doivent être remplies. Il faut notamment que votre compte fasse partie d’un abonnement Microsoft 365 avec des droits d’administrateur. De plus, la boîte aux lettres partagée doit déjà avoir été configurée par l’administrateur.
- Votre compte doit faire partie d’un abonnement Microsoft 365. C’est la seule façon de garantir la pleine fonctionnalité d’Outlook et la gestion des boîtes aux lettres partagées.
- Il est indispensable que vous disposiez des droits d’administrateur nécessaires. Ces droits vous permettent de créer de nouvelles boîtes aux lettres et de gérer les boîtes existantes.
- La boîte aux lettres partagée doit être créée au préalable via la console d’administration Microsoft 365. Ce n’est qu’ensuite qu’elle peut être ajoutée et utilisée dans Outlook.
- S’assurer que tous les utilisateurs qui doivent accéder à la boîte aux lettres partagée disposent de licences valables. Sans cette condition, aucune autorisation ne peut être accordée.
