En Microsoft Outlook, puede responder automáticamente a los mensajes de correo electrónico entrantes con una nota de fuera de la oficina que ha configurado de antemano si no está disponible durante un período de tiempo más largo. Le mostraremos dos métodos para configurar las notificaciones fuera de la oficina.
1. outlook: respuesta rápida a los mensajes de fuera de la oficina mediante «respuesta automática»
Si quieres configurar una nota fuera de la oficina en Outlook sin ninguna regla especial, puedes hacerlo muy rápidamente a través de «Respuestas automáticas». Las siguientes instrucciones funcionan con todas las versiones actuales de Outlook, aunque los nombres pueden diferir ligeramente.
- Inicie Outlook y haga clic en la pestaña «Archivo» de la parte superior izquierda.
- En la sección «Información», pulse el botón «Respuestas automáticas».
- Aquí puede seleccionar en qué periodo se envía el mensaje de ausencia. Para ello, active la opción «Enviar respuestas automáticas» y establezca la fecha de inicio y fin. Si no introduce nada aquí, la respuesta automática se enviará inmediatamente y «para siempre».
- Puedes crear un mensaje de ausencia más informal para tus compañeros («Dentro de mi organización») y otro más formal para los contactos comerciales («Fuera de mi organización»).
- En el texto debe indicar la fecha de finalización de su permiso o ausencia. También es útil para las notas de ausencia de la empresa nombrar a un representante al que su contacto pueda dirigirse en caso de asuntos urgentes.
- Confirme la nota de salida con «OK». Todos los correos a partir de la hora de inicio serán contestados con el texto que hayas introducido.
2. Definir la nota de ausencia de las perspectivas como regla
También puede crear notas de ausencia con una regla. Esto es un poco más complicado, pero también le permite crear diferentes mensajes fuera de la oficina para diferentes destinatarios. Dependiendo de la versión de Office, las instrucciones pueden variar ligeramente.
- Después de iniciar Outlook, haga clic en la pestaña «Archivo». Aquí ya debería estar seleccionada la categoría «Información».
- Haga clic en «Gestionar reglas y notificaciones» más abajo. Se abrirá una nueva ventana.
- En la pestaña «Reglas de correo electrónico» encontrará el elemento «Nueva regla». Seleccione aquí «Aplicar regla a los mensajes recibidos de mí».
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A continuación, puede seleccionar para qué casos de remitentes (con determinadas palabras, por ejemplo) debe enviarse el mensaje de fuera de la oficina. Si el mensaje de fuera de la oficina debe enviarse a todos los remitentes de los correos electrónicos recibidos, seleccione mediante «Cuenta» → «Nombre de la cuenta» y decida la cuenta de correo electrónico deseada (en caso de que gestione varias cuentas con Outlook).
- En la siguiente ventana, seleccione qué debe ocurrir con el correo electrónico recibido. Para responder con una plantilla, tienes que marcar la casilla «Responder a esto con una plantilla específica». Para seleccionar la plantilla (archivo de Word), haga clic en el texto con fondo azul («una plantilla específica»). Esto activa la nota de fuera de la oficina.
- Puede leer un tutorial en inglés sobre «How to set an automatic out-of-office-reply in Outlook» en how2foru.com.
