Añadir un buzón compartido en Outlook permite a varios usuarios enviar y recibir correos electrónicos como si fuera el suyo propio. En este artículo le mostramos cómo añadir un buzón de este tipo y qué requisitos debe cumplir.
Añadir un buzón compartido en Outlook: instrucciones paso a paso
La mayoría de las versiones permiten añadir un buzón compartido en Outlook, pero el procedimiento exacto puede variar ligeramente según la versión y la plataforma. En principio, todas las versiones de Outlook a partir de la versión 2016 son compatibles con esta función. Para añadir el buzón automáticamente en Outlook 2016, 2019, 2021 y Microsoft 365:
- Abra Outlook y vaya a «Archivo» y luego a «Configuración de la cuenta». Allí seleccione «Configuración de la cuenta…» en el menú desplegable para abrir la configuración.
- En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione la cuenta deseada y haga clic en «Cambiar». Allí encontrará la opción «Más configuraciones», en la que debe hacer clic.
- Cambie a la pestaña «Avanzado» y haga clic en «Añadir». Introduzca ahora el nombre del buzón compartido que desea añadir.
- Confirme sus datos con «Aceptar» y «Siguiente» para completar el proceso. A continuación, reinicie Outlook.
- La visualización del buzón compartido puede tardar desde unos minutos hasta una hora. Después aparecerá en la lista de carpetas de Outlook.
Añadir manualmente un buzón compartido en Outlook: instrucciones detalladas
Si el método automático no funciona, el buzón compartido también se puede añadir manualmente. Utilice este procedimiento también si desea gestionar el buzón compartido como una cuenta independiente.
- Abra Outlook y seleccione «Archivo» y luego «Añadir cuenta». A continuación, introduzca la dirección de correo electrónico del buzón compartido y haga clic en «Conectar».
- Si Outlook le pide una contraseña, no introduzca su propia contraseña, sino que cancele el proceso. Seleccione la opción «Configurar otra cuenta manualmente». A continuación, haga clic en «Exchange».
- Si Outlook no encuentra automáticamente la configuración del servidor, deberá tener a mano la siguiente información: la dirección del servidor Exchange, el tipo de buzón (aquí: Exchange), los datos de acceso de su propio buzón y una dirección proxy, si la hay. Puede solicitar esta información a su servicio de asistencia informática.
- Una vez validada la conexión, haga clic en «Finalizar». A continuación, reinicie Outlook. El buzón compartido debería aparecer ahora como una cuenta independiente.
Añadir un buzón compartido en Outlook para Mac: así de fácil y rápido
Por supuesto, también puede integrar buzones compartidos en Mac. Hay dos formas de gestionar la cuenta: puede gestionar el buzón compartido junto a su cuenta principal o mantener una cuenta completamente separada. Sin embargo, el primer método tiene muchas ventajas.
- Abra Outlook y seleccione «Outlook», luego «Configuración» y finalmente «Cuentas». Haga clic en «Agregar» y seleccione «Agregar nueva cuenta».
- En el siguiente paso, introduzca el nombre del buzón compartido y haga clic en «Siguiente». Si Outlook le pide ahora una contraseña, seleccione «Iniciar sesión con otra cuenta». A continuación, introduzca los datos de acceso de su propia cuenta de correo electrónico. Esto es necesario porque los buzones compartidos no suelen tener contraseña.
- Si la configuración automática falla, puede introducir manualmente la configuración del servidor: «Tipo de cuenta» = Exchange, «Servidor» = outlook.office365.com (para Microsoft 365) o el nombre del servidor Exchange de su empresa. En «Autenticación», introduzca su propia cuenta de Microsoft o de la empresa. Como «dirección de correo electrónico», introduzca la dirección del buzón compartido. En «Nombre de usuario», introduzca su propia dirección de correo electrónico (no la del buzón).
- Confirme sus datos y haga clic en «Finalizar». Ahora debe reiniciar Outlook. Si todo ha ido bien, el buzón compartido aparecerá ahora como una cuenta independiente en la barra lateral izquierda como una carpeta adicional. No es necesario un procedimiento de inicio de sesión adicional para administrarlo.
- Un buzón adicional gestiona Outlook de forma más eficiente que una cuenta separada. Los correos electrónicos, el calendario y los contactos del buzón compartido se sincronizan directamente a través de su cuenta principal. Puede enviar correos electrónicos con la dirección del buzón compartido sin tener que cambiar de cuenta. Al crear un nuevo correo electrónico, simplemente cambie la dirección del remitente al buzón compartido.
- Como administrador, es conveniente tener una cuenta separada, ya que se trata como una cuenta independiente. De esta forma, los correos electrónicos relacionados con el equipo pueden separarse claramente de otros correos electrónicos profesionales. Además, Outlook puede sincronizar la cuenta localmente para que pueda leer y escribir sus correos electrónicos sin conexión. Para una cuenta separada, también puede configurar sus propias reglas, firmas y respuestas automáticas.
Requisitos para añadir un buzón compartido en Outlook
Antes de poder añadir un buzón compartido en Outlook, deben cumplirse algunos requisitos. Uno de ellos es que su cuenta forme parte de una suscripción a Microsoft 365 con derechos de administrador. Además, el buzón compartido debe haber sido configurado previamente por el administrador.
- Su cuenta debe formar parte de una suscripción a Microsoft 365. Solo así se puede garantizar la plena funcionalidad de Outlook y la gestión de buzones compartidos.
- Es imprescindible que disponga de los derechos de administrador necesarios. Estos derechos le permiten crear nuevos buzones de correo y administrar los existentes.
- El buzón compartido debe crearse previamente a través de la consola de administración de Microsoft 365. Solo entonces podrá añadirse y utilizarse en Outlook.
- Asegúrese de que todos los usuarios que deban acceder al buzón compartido dispongan de licencias válidas. Sin este requisito, no se pueden conceder permisos.
