Използвайте Excel като база данни, ако имате нужда от малка база данни без прекалено сложни заявки. Това ви спестява разходите за MS Office Access и все още можете да управлявате данните си сравнително добре
Как да използвате Excel като база данни
Използвайте Excel като проста база данни, като следвате стъпките по-долу. За по-големи количества данни или по-сложни структури на базата данни обаче Excel достига своите граници. По-обширните изисквания за бази данни изискват специализиран софтуер за бази данни, като например Microsoft Access.
- Създайте таблица със заглавия на колони за различните категории данни, които искате да съберете.
- Внесете данните си в съответните колони. Всеки ред представлява един запис на данни.
- Използвайте интегрираните функции на Excel за обработка на данни. Използвайте филтри и сортиране, за да организирате и намирате данни. Създавайте PivotTables за анализ на данни и обобщения. Използвайте формули и функции за изчисления и статистически анализи.
- За разширени функции: Използвайте функцията „Данни“ ☻ „Извличане & Трансформиране на данни“, за да импортирате данни от външни източници. Създайте модел на данните, за да установите връзки между множество таблици. Използвайте интегрираната функция „Маска“ на формуляра, за да въвеждате и редактирате данни по-лесно.
- За по-добра яснота и удобство за потребителя: Създайте форма за въвеждане на данни. Въведете функция за търсене за бързо намиране на конкретни записи на данни.
Тези предимства, които Excel предлага като база данни в сравнение с конвенционалния софтуер за бази данни
Ексел предлага няколко предимства като алтернатива на базата данни в сравнение с конвенционалните системи за бази данни. Въпреки това големите обеми от данни, сложните връзки или строгите изисквания за сигурност са нещо, което е предназначено за професионални системи за бази данни.
- Excel е интуитивен за използване и не изисква специални познания за прости задачи. Гъвкавата структура позволява въвеждането на данни и бързото им персонализиране без предварително определена схема.
- При прости задачи Excel бързо дава видими резултати и подпомага прототипното прилагане на нови случаи на употреба. Excel често вече е част от съществуващия пакет Microsoft Office и не изисква допълнителни разходи за лиценз.
- Ексел предлага обширни функции за създаване на диаграми и отчети, което улеснява анализа и тълкуването на данните. Поради широкото използване на Excel много служители вече са запознати с него, което опростява сътрудничеството и споделянето на знания.
- Ексел може да се използва веднага, без да отнема време за инсталиране или конфигуриране на системи за бази данни. Excel е подходящ за обработка и анализ на малки до средни обеми от данни.
