Добавяне на споделена пощенска кутия в Outlook: Прости инструкции

Прибавянето на споделена пощенска кутия в Outlook позволява на няколко потребители да изпращат и получават имейли, сякаш е тяхна собствена. В тази статия ще ви покажем как да добавите такава пощенска кутия и какви изисквания трябва да изпълните

Прибавяне на споделена пощенска кутия в Outlook: Ръководство стъпка по стъпка

Прибавянето на споделена пощенска кутия в Outlook е възможно в повечето версии, но точният процес може да се различава леко в зависимост от версията и платформата. По принцип всички версии на Outlook от Outlook 2016 нататък поддържат тази функция. Как да добавите автоматично пощенска кутия в Outlook 2016, 2019, 2021 и Microsoft 365:

• Отворете Outlook и преминете към „Файл“, след което към „Настройки на акаунта“. Изберете „Настройки на акаунта…“ от падащото меню, за да отворите настройките.

• В диалоговия прозорец, който се отваря сега, изберете желания акаунт и щракнете върху „Промени“. Там ще откриете опцията „Допълнителни настройки“, върху която трябва да кликнете

• Преминете към раздела „Разширени“ и кликнете върху „Добавяне“. Сега въведете името на споделената пощенска кутия, която искате да добавите

• Потвърдете въведените данни с „OK“ и „Next“, за да завършите процеса. След това рестартирайте Outlook.
• Появяването на споделената пощенска кутия може да отнеме между няколко минути и един час. След това тя ще се появи в списъка с папки на Outlook.

Ръчно добавяне на споделена пощенска кутия в Outlook: Подробни инструкции

Ако автоматичният метод не работи, споделената пощенска кутия може да бъде добавена и ръчно. Можете да използвате тази процедура и ако искате да управлявате споделената пощенска кутия като отделен акаунт.

• Отворете Outlook и изберете „File“ (Файл), след което „Add account“ (Добавяне на акаунт). След това въведете имейл адреса на споделената пощенска кутия и щракнете върху „Свързване“.
• Ако Outlook поиска парола, не въвеждайте собствената си парола, а отменете процеса. Изберете опцията „Настройка на друг акаунт ръчно“. След това щракнете върху „Exchange“.
• Ако Outlook не открие настройките на сървъра автоматично, трябва да имате готова следната информация: адреса на Exchange сървъра, типа на пощенската кутия (тук: Exchange), информацията за вход в собствената ви пощенска кутия и адреса на прокси сървъра, ако има такъв. Можете да получите тази информация от вашия екип за ИТ поддръжка.
• След като връзката бъде потвърдена, щракнете върху „Finish“ (Завърши). След това рестартирайте Outlook. Споделената пощенска кутия вече трябва да се появи като отделен акаунт

Добавяне на споделена пощенска кутия в Outlook за Mac: Бързо и лесно

Разбира се, можете да интегрирате споделени пощенски кутии и в Mac. Съществуват два начина за управление на акаунта: Можете да управлявате споделената пощенска кутия заедно с основния си акаунт или да поддържате напълно отделен акаунт. Първият метод обаче има много предимства.

• Отворете Outlook и изберете „Outlook“, след това „Настройки“ и накрая „Акаунти“. Щракнете върху „Добавяне“ и изберете „Добавяне на нов акаунт“
• В следващата стъпка въведете името на споделената пощенска кутия и щракнете върху „Next“ (Напред). Ако сега Outlook поиска парола, изберете „Вход с друг акаунт“. След това въведете данните за вход за собствения си имейл акаунт. Това е необходимо, тъй като споделените пощенски кутии обикновено нямат пароли.
• Ако автоматичната настройка не успее, можете да въведете настройките на сървъра ръчно, а именно: „Тип акаунт“ = Exchange, „Сървър“ = outlook.office365.com (за Microsoft 365) или името на Exchange сървъра на вашата компания. В „Удостоверяване“ въведете собствения си акаунт в Microsoft или в компанията. Под „Email address“ (Имейл адрес) въведете адреса на споделената пощенска кутия. Под „Потребителско име“ въведете собствения си имейл адрес (не този на пощенската кутия).
• Потвърдете въведените данни и щракнете върху „Done“ (Готово). Сега трябва да рестартирате Outlook. Ако всичко е минало добре, споделената пощенска кутия вече ще се появи като отделен акаунт в лявата странична лента като допълнителна папка. Не е необходима допълнителна процедура за влизане, за да я управлявате.
• Допълнителната пощенска кутия управлява Outlook по-ефективно, отколкото отделен акаунт. Писмата, календарите и контактите в споделената пощенска кутия се синхронизират директно чрез основния ви акаунт. Можете да изпращате имейли с адреса на споделената пощенска кутия, без да се налага да превключвате между акаунтите. Когато създавате нов имейл, просто променете адреса „От“ на споделената пощенска кутия.
• Като администратор отделният акаунт е практичен, тъй като се третира като независим акаунт. Това позволява свързаните с екипа имейли да бъдат ясно отделени от другите работни имейли. Outlook може също така да синхронизира акаунта локално, така че да можете да четете и пишете имейлите си и офлайн. Можете също така да настроите свои собствени правила, подписи и автоматични отговори за отделен акаунт.

Предпоставки за добавяне на споделена пощенска кутия в Outlook

Преди да можете да добавите споделена пощенска кутия в Outlook, трябва да са изпълнени някои изисквания. Сред тях са акаунтът ви да е част от абонамент за Microsoft 365 с права на администратор. Освен това споделената пощенска кутия трябва вече да е била настроена от администратора.

• Вашият акаунт трябва да е част от абонамент за Microsoft 365. Това е единственият начин да се гарантира пълната функционалност на Outlook и управлението на споделени пощенски кутии.
• Задължително е да имате необходимите администраторски права. Тези права ви позволяват да създавате нови пощенски кутии и да управлявате съществуващи такива.
• Споделената пощенска кутия трябва първо да бъде създадена чрез администраторската конзола на Microsoft 365. Едва след това тя може да бъде добавена и използвана в Outlook.
• Уверете се, че всички потребители, които ще имат достъп до споделената пощенска кутия, имат валидни лицензи. Без това изискване не могат да се предоставят никакви разрешения.