40
Спасяването на имейл от Outlook като PDF не е трудно. Запазването на имейли в PDF формат може да бъде полезно в много ситуации. Независимо дали става въпрос за архивиране на важна информация или за предаване на колеги и бизнес партньори
Запазване на поща от Outlook като PDF: Защо е полезно
PDF файловете са универсално четими и запазват формата си независимо от използваната операционна система или софтуер. Това ги прави идеални за дългосрочно съхранение и обмен на информация.
- Запазването на имейли като PDF файлове ви позволява да запазвате и архивирате важна информация. Файловете могат да се съхраняват на външни твърди дискове или в облака.
- PDF файловете са лесни за отпечатване и споделяне, което е важно, когато документите трябва да се обменят често между различни страни.
- Форматът дава възможност за предаване на документи в непроменен вид, както и за защитата им от промени.
Запазване на поща в PDF формат: как да го направите с Outlook
Не се нуждаете от специални програми или разширения, за да запазите имейл от Outlook като PDF. Целият процес може да бъде извършен директно от приложението.
- Отворете желаното електронно писмо във входящата си поща в Outlook. Уверете се, че съобщението е напълно заредено и цялото съдържание е видимо, преди да започнете експортирането.
- Щракнете върху бутона „File“ (Файл) в горния ляв ъгъл на прозореца. След това преминете към „Печат“, за да се покажат опциите за печат на вашия имейл.
- Изберете опцията „Печат като PDF“ от наличните принтери. Тази функция е налична по подразбиране в повечето версии на Windows и ви позволява да запазите имейла като PDF файл.
- След като сте избрали „Print as PDF“ (Печат като PDF), щракнете върху „Print“ (Печат). Ще бъдете помолени да изберете място за съхранение на PDF файла. Изберете желаната папка и дайте подходящо име на файла, преди да щракнете върху „Save“
- Съвети: Има инструменти, които ви предлагат допълнителни функции, които не са налични в стандартната версия на Outlook. „PDF24 Creator“ е безплатна алтернатива, която също предлага лесен начин за конвертиране на имейли в PDF формат. Използването на такива инструменти може не само да ускори процеса, но и да осигури допълнителни функции за сигурност, като например защита с парола на генерираните файлове.
Записване на имейли като PDF: Това са често срещани проблеми
Записването на имейли като PDF понякога може да доведе до проблеми, независимо дали поради технически грешки или неправилни настройки.
- Може да се случи изображения или прикачени файлове да не бъдат вградени правилно в PDF документа. За да избегнете това, уверете се, че цялото съдържание е напълно заредено, преди да експортирате.
- Ако опцията „Печат като PDF“ не е налична, проверете настройките на принтера на компютъра си. Възможно е да липсва съответен драйвер или функцията да е деактивирана.
- Понякога форматирането на електронната поща се губи в PDF документа. Това може да бъде отстранено чрез коригиране на настройките за печат, например чрез промяна на размера или ориентацията на хартията.
- Ако изпитвате затруднения при записването на PDF файла на определено място, проверете правата за достъп до избраното място. Възможно е да не разполагате с необходимите права за запазване на файла там
