W programie Microsoft Outlook możesz automatycznie odpowiadać na przychodzące e-maile z wcześniej skonfigurowaną notatką o nieobecności, jeśli nie jesteś dostępny przez dłuższy czas. Pokażemy Ci dwie metody ustawiania powiadomień poza biurem.
1. outlook: szybka odpowiedź na wiadomości spoza biura poprzez „automatyczną odpowiedź „
Jeśli chcesz skonfigurować notatkę poza biurem w Outlooku bez żadnych specjalnych reguł, możesz to zrobić dość szybko poprzez „Automatyczne odpowiedzi”. Poniższe instrukcje działają ze wszystkimi aktualnymi wersjami Outlooka, choć ich nazwy mogą się nieznacznie różnić.
- Uruchom Outlooka i kliknij na zakładkę „Plik” w lewym górnym rogu.
- W sekcji „Informacje” kliknij na przycisk „Automatyczne odpowiedzi”.
- Możesz tu wybrać, w jakim okresie wysyłana jest wiadomość o nieobecności. W tym celu należy aktywować opcję „Wysyłaj automatyczne odpowiedzi” i ustawić datę początkową i końcową. Jeśli nic tu nie wpiszesz, automatyczna odpowiedź zostanie wysłana natychmiast i „na zawsze”.
- Możesz stworzyć bardziej swobodną wiadomość o nieobecności dla swoich współpracowników („Wewnątrz mojej organizacji”) i bardziej formalną dla kontaktów biznesowych („Poza moją organizacją”).
- W tekście należy podać datę zakończenia urlopu lub nieobecności. Przydatne w notatkach dotyczących nieobecności w pracy jest również wymienienie przedstawiciela, do którego można się zwrócić w pilnych sprawach.
- Potwierdzić notatkę służbową przyciskiem „OK”. Na wszystkie maile od godziny startu będzie teraz odpowiadał wpisany przez Ciebie tekst.
2. zdefiniować notatkę o nieobecności jako regułę
Można również tworzyć notatki o nieobecności za pomocą reguły. Jest to nieco bardziej skomplikowane, ale pozwala również na tworzenie różnych wiadomości poza biurem dla różnych odbiorców. W zależności od wersji pakietu Office instrukcje mogą się nieznacznie różnić.
- Po uruchomieniu Outlooka, kliknij na zakładkę „Plik”. Tutaj powinna być już wybrana kategoria „Informacje”.
- Kliknij na „Zarządzaj regułami i powiadomieniami” dalej. Otworzy się nowe okno.
- Pod zakładką „Reguły e-mail” znajdziesz pozycję „Nowa reguła”. Wybierz tutaj opcję „Zastosuj regułę do wiadomości otrzymanych ode mnie”
- W dalszej części można wybrać, dla jakich przypadków nadawców (np. z określonymi słowami) ma być wysyłana wiadomość poza biurem. Jeśli wiadomość out-of-office ma być wysłana do wszystkich nadawców odebranych e-maili, wybierz poprzez „Konto” → „Nazwa konta” i zdecyduj się na żądane konto e-mail (w przypadku, gdy zarządzasz kilkoma kontami w Outlooku).
- W kolejnym oknie należy wybrać, co ma się stać z odebranym e-mailem. Aby odpowiedzieć na niego za pomocą szablonu, musisz zaznaczyć pole „Odpowiedz na to za pomocą określonego szablonu”. Aby wybrać szablon (plik Word), kliknij na tekst z niebieskim tłem („określony szablon”). To aktywuje notatkę o nieobecności w biurze.
- Możesz przeczytać angielski tutorial na temat „Jak ustawić automatyczną odpowiedź poza biurem w Outlooku” na how2foru.com.
