В Microsoft Outlook можете автоматично да отговаряте на входящи имейли с предварително зададено съобщение извън офиса, в случай че не сте на разположение за по-дълъг период от време. Показваме ви два метода за настройване на известия извън офиса.
1. outlook: бърз отговор на съобщението извън офиса чрез „автоматичен отговор „
Работа на съобщението извън офиса чрез „автоматичен отговор „
Ако искате да настроите бележка извън офиса в Outlook без специални правила, можете да направите това доста бързо чрез „Автоматични отговори“. Следните инструкции работят с всички актуални версии на Outlook, въпреки че имената може да се различават леко.
- Стартирайте Outlook и щракнете върху „File“ в горния ляв ъгъл.
- В раздела „Информация“ щракнете върху бутона „Автоматични отговори“.
- Тук можете да изберете през кой период да се изпраща съобщението за отсъствие. За да направите това, активирайте опцията „Изпращане на автоматични отговори“ и задайте началната и крайната дата. Ако не въведете нищо тук, автоматичният отговор ще бъде изпратен незабавно и „завинаги“.
- Можете да създадете по-обикновено съобщение за отсъствие за колегите си („Inside my organization„) и по-официално за бизнес контактите („Outside my organization„).
- В текста трябва да посочите крайната дата на отпуска или отсъствието си. Полезно е също така да посочите представител за бележките за отсъствие от работа, към когото да се обръщате в случай на спешни въпроси.
- Потвърдете бележката извън офиса с „OK„. На всички писма от началния час нататък вече ще се отговаря с въведения от вас текст.
2. Дефиниране на бележка за отсъствие в Outlook като правило
Можете също така да създавате бележки за отсъствие с правило. Това е малко по-сложно, но също така ви позволява да създавате различни съобщения извън офиса за различни получатели. В зависимост от версията на Office инструкциите може да се различават леко.
- След като стартирате Outlook, щракнете върху раздела „Файл“. Тук вече трябва да е избрана категорията „Информация“.
- Щракнете върху „Управление на правила и известия“ по-надолу. Ще се отвори нов прозорец.
- В раздела „Email Rules“ ще намерите елемента „Ново правило“. Изберете „Прилагане на правило за съобщения, получени от мен“ тук.
- По-нататък можете да изберете за кои случаи на изпращачи (например с определени думи) трябва да се изпрати съобщението извън офиса. Ако съобщението извън офиса трябва да се изпрати до всички податели на получените имейли, изберете чрез „Акаунт“ → „Име на акаунт“ и изберете желания имейл акаунт (в случай че управлявате няколко акаунта с Outlook).
- В следващия прозорец изберете какво да се случи с получената електронна поща. За да му отговорите с шаблон, трябва да поставите отметка в квадратчето „Reply to this with a specific template“. За да изберете шаблона (Word file), щракнете върху текста, подчертан в синьо („на определен шаблон“). Това прави бележката за извън офиса активна.
- Можете да прочетете ръководство на английски език за „Как да настроите автоматичен отговор извън офиса в Outlook“ на how2foru.com.
