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Le explicamos paso a paso cómo crear una firma digital y qué ventajas ofrece en la comunicación moderna. Una firma digital ofrece una forma segura de firmar documentos electrónicamente y garantizar su autenticidad.
¿Cómo puedo crear una firma digital?
Existen varias formas de crear una firma digital, dependiendo del nivel de seguridad deseado y del uso que se le vaya a dar.
- Firma electrónica simple (EES): escriba su firma en una hoja de papel en blanco, escanéela o fotografíela y guarde la imagen en su ordenador. Puede recortar la imagen con un programa de edición de imágenes como GIMP y guardarla como PNG con fondo transparente. Inserte la imagen de su firma en el documento deseado, por ejemplo, en Word o PDF. También puede firmar directamente de forma digital con una tableta, un smartphone o una tableta gráfica y guardar la firma como imagen.
- Avanzado (FES) y firma electrónica cualificada (QES): estas firmas ofrecen mayor seguridad y son necesarias para muchos documentos con relevancia legal. Necesita un proveedor de firmas electrónicas como Skribble, DocuSign o Adobe Sign. Allí carga su documento, selecciona el nivel de firma (EES, FES o QES), coloca la firma y finaliza el proceso. Para la QES es necesaria una identificación única (por ejemplo, mediante identificación por vídeo). A continuación, podrá firmar de forma digital y legalmente válida.
- Firma digital directamente en programas: en Microsoft 365, puede añadir una firma digital a archivos de Word, Excel o PowerPoint a través del menú «Archivo» → «Información» → «Añadir firma digital». En programas PDF como Adobe Acrobat, seleccione «Rellenar y firmar» para crear e insertar una firma electrónica.
Indicaciones importantes
Puede crear una firma digital según sea necesario, desde la más sencilla hasta la más segura desde el punto de vista jurídico. Sin embargo, tenga en cuenta las siguientes indicaciones:
- Para documentos sencillos, suele ser suficiente la EES. Para contratos que requieren la forma escrita o que entrañan un alto riesgo de responsabilidad, se requiere la QES.
- Las firmas de imagen simples son fáciles de falsificar y tienen poco valor probatorio. Para firmas con validez legal, se recomienda utilizar proveedores certificados.
Resumen de los pasos (ejemplo: QES con proveedor)
Un ejemplo ilustra lo fácil que es crear una firma digital e implementarla en un documento.
- Cargar el documento en el proveedor.
- Seleccionar el estándar de firma (EES, FES, QES).
- Identificarse (necesario para QES).
- Colocar la firma digital en el documento.
- Firmar y descargar el documento.
Medidas de seguridad para la creación de la firma digital
Al crear una firma digital, debe tener en cuenta las siguientes medidas de seguridad fundamentales. De este modo, aumentará considerablemente la seguridad y la validez legal de sus firmas digitales.
- Almacenamiento seguro de la clave privada: su clave privada es el núcleo de la firma digital. Debe mantenerse en estricto secreto y protegerse contra el acceso no autorizado, por ejemplo, mediante el uso de un gestor de contraseñas o hardware especial, como tarjetas inteligentes.
- Algoritmos de cifrado actuales y seguros: Utilice únicamente software que emplee algoritmos modernos considerados seguros (por ejemplo, RSA, DSA, curvas elípticas) y longitudes de clave suficientemente largas (al menos 2048 bits). Mantenga el software y los algoritmos siempre actualizados para evitar vulnerabilidades conocidas.
- Utilice proveedores certificados: utilice únicamente proveedores de firmas digitales de confianza y certificados que cumplan los requisitos legales (por ejemplo, según el Reglamento eIDAS) y garanticen una verificación de identidad segura.
- Garantizar la integridad y la autenticidad: el software utilizado debe garantizar que el documento firmado no pueda modificarse posteriormente sin que se detecte y que la firma se pueda asignar de forma inequívoca a una persona.
- Autenticación de dos factores: si es posible, utilice la autenticación de dos factores para proteger aún más el acceso a su software de firma y a su clave privada.
- Cifrado adicional de los documentos: la firma digital por sí sola no protege contra la lectura del documento. Utilice programas de cifrado adicionales para garantizar la confidencialidad del contenido.
- Comprobación periódica de la validez de los certificados: asegúrese de que todos los certificados utilizados sean válidos y no estén bloqueados en el momento de la firma. Compruébelo periódicamente, especialmente al verificar los documentos firmados recibidos.
- Protección del hardware y el software: asegúrese de que el hardware y el software que utiliza no hayan sido manipulados y estén actualizados para evitar ataques o software malicioso.
