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Explicamos passo a passo como criar uma assinatura digital e quais são as vantagens que ela oferece na comunicação moderna. Uma assinatura digital oferece uma maneira segura de assinar documentos eletronicamente e garantir a sua autenticidade.
Como posso criar uma assinatura digital?
Existem várias maneiras de criar uma assinatura digital, dependendo do nível de segurança desejado e da aplicação.
- Assinatura eletrónica simples (EES): escreva a sua assinatura numa folha de papel branca, digitalize-a ou fotografe-a e guarde a imagem no seu computador. Pode recortar a imagem com um programa de edição de imagens, como o GIMP, e guardá-la como PNG com fundo transparente. Insira a imagem da sua assinatura no documento desejado, por exemplo, em Word ou PDF. Em alternativa, pode assinar diretamente em formato digital com um tablet, smartphone ou mesa digitalizadora e guardar a assinatura como imagem.
- Avançado (FES) e assinatura eletrónica qualificada (QES): estas assinaturas oferecem maior segurança e são necessárias para muitos documentos juridicamente relevantes. Precisa de um fornecedor de assinaturas eletrónicas, como Skribble, DocuSign ou Adobe Sign. Carregue o seu documento, selecione o nível de assinatura (EES, FES ou QES), coloque a assinatura e conclua o processo. Para a QES, é necessária uma identificação única (por exemplo, por identificação por vídeo). Depois disso, pode assinar digitalmente e com validade legal.
- Assinatura digital diretamente em programas: no Microsoft 365, pode adicionar uma assinatura digital a ficheiros Word, Excel ou PowerPoint através do menu «Ficheiro» → «Informações» → «Adicionar assinatura digital». Em programas PDF, como o Adobe Acrobat, selecione «Preencher e assinar» para criar e inserir uma assinatura eletrónica.
Informações importantes
Pode criar uma assinatura digital conforme necessário – desde simples até juridicamente válida. No entanto, tenha em atenção as seguintes informações:
- Para documentos simples, a EES é geralmente suficiente. Para contratos que exigem a forma escrita ou apresentam um risco elevado de responsabilidade, é necessária a QES.
- Assinaturas simples com imagens são fáceis de falsificar e têm pouco valor probatório. Para assinaturas com segurança jurídica, recomenda-se a utilização de fornecedores certificados.
Resumo das etapas (exemplo: QES com fornecedor)
Um exemplo ilustra como é fácil criar uma assinatura digital e implementá-la no documento.
- Carregar o documento no fornecedor.
- Selecionar o padrão de assinatura (EES, FES, QES).
- Identificar-se (necessário para QES).
- Colocar a assinatura digital no documento.
- Assinar e descarregar o documento.
Medidas de segurança para a criação da assinatura digital
Ao criar uma assinatura digital, deve ter em conta as seguintes medidas de segurança essenciais. Desta forma, aumentará significativamente a segurança e a validade jurídica das suas assinaturas digitais.
- Armazenamento seguro da chave privada: a sua chave privada é o coração da assinatura digital. Ela deve ser mantida em sigilo e protegida contra acesso não autorizado, por exemplo, através do uso de um gestor de senhas ou hardware especial, como cartões inteligentes.
- Algoritmos de criptografia atualizados e seguros: Utilize apenas software que utilize algoritmos modernos considerados seguros (por exemplo, RSA, DSA, curvas elípticas) e comprimentos de chave suficientemente longos (pelo menos 2048 bits). Mantenha o software e os algoritmos sempre atualizados para evitar vulnerabilidades conhecidas.
- Utilização de fornecedores certificados: Utilize apenas fornecedores confiáveis e certificados para assinaturas digitais que cumpram os requisitos legais (por exemplo, de acordo com o regulamento eIDAS) e garantam uma verificação de identidade segura.
- Garantir a integridade e a autenticidade: O software utilizado deve garantir que o documento assinado não possa ser alterado posteriormente sem ser detetado e que a assinatura seja atribuída inequivocamente a uma pessoa.
- Autenticação de dois fatores: se possível, utilize uma autenticação de dois fatores para proteger ainda mais o acesso ao seu software de assinatura e à sua chave privada.
- Encriptação adicional dos documentos: a assinatura digital por si só não protege contra a leitura do documento. Utilize programas de encriptação adicionais para garantir a confidencialidade do conteúdo.
- Verificação regular da validade dos certificados: Certifique-se de que todos os certificados utilizados são válidos e não estão bloqueados no momento da assinatura. Verifique isso regularmente, especialmente ao verificar documentos assinados recebidos.
- Proteção do hardware e software: Certifique-se de que o hardware e software utilizados estão livres de manipulações e atualizados para evitar ataques ou software malicioso.
