Salvare un messaggio di posta elettronica di Outlook in formato PDF non è difficile. Salvare le e-mail in formato PDF può essere utile in molte situazioni. Che sia per archiviare informazioni importanti o per trasmetterle a colleghi e partner commerciali
Salvare la posta di Outlook in PDF: Perché è utile
I file PDF sono universalmente leggibili e mantengono il loro formato indipendentemente dal sistema operativo o dal software utilizzato. Questo li rende ideali per l’archiviazione e lo scambio di informazioni a lungo termine.
- Il salvataggio delle e-mail in formato PDF consente di salvare e archiviare informazioni importanti. I file possono essere salvati su dischi rigidi esterni o in un cloud.
- I PDF sono facili da stampare e condividere, il che è importante quando i documenti devono essere scambiati frequentemente tra diverse parti.
- Il formato consente di trasmettere i documenti senza modifiche e di proteggerli da eventuali cambiamenti.
Salvare la posta in formato PDF: come farlo con Outlook
Non sono necessari programmi o estensioni speciali per salvare un messaggio di posta elettronica da Outlook in formato PDF. L’intero processo può essere eseguito direttamente dall’applicazione.
- Aprire l’e-mail desiderata nella casella di posta di Outlook. Assicuratevi che il messaggio sia completamente caricato e che tutto il contenuto sia visibile prima di avviare l’esportazione.
- Fare clic sul pulsante “File” nell’angolo superiore sinistro della finestra. Quindi selezionare “Stampa” per visualizzare le opzioni di stampa dell’e-mail.
- Selezionare l’opzione “Stampa in formato PDF” tra le stampanti disponibili. Questa funzione è disponibile di default nella maggior parte delle versioni di Windows e consente di salvare l’e-mail come file PDF.
- Dopo aver selezionato “Stampa come PDF”, fate clic su “Stampa”. Verrà richiesto di selezionare un percorso di archiviazione per il file PDF. Selezionare la cartella desiderata e assegnare al file un nome adeguato prima di cliccare su “Salva”
- Tip: Esistono strumenti che offrono funzioni aggiuntive non disponibili nella versione standard di Outlook. PDF24 Creator” è un’alternativa gratuita che offre anche un modo semplice per convertire le e-mail in formato PDF. L’utilizzo di questi strumenti non solo velocizza il processo, ma fornisce anche ulteriori funzioni di sicurezza, come la protezione con password dei file generati.
Salvataggio di e-mail in formato PDF: Questi sono problemi comuni
Il salvataggio delle e-mail in PDF può occasionalmente causare problemi, dovuti a errori tecnici o a impostazioni errate.
- Può succedere che le immagini o gli allegati non vengano incorporati correttamente nel documento PDF. Per evitare ciò, assicurarsi che tutti i contenuti siano completamente caricati prima dell’esportazione.
- Se l’opzione “Stampa come PDF” non è disponibile, controllare le impostazioni della stampante sul computer. Potrebbe mancare il driver corrispondente o la funzione potrebbe essere disattivata.
- A volte la formattazione dell’e-mail viene persa nel documento PDF. È possibile rimediare a questo inconveniente modificando le impostazioni di stampa, ad esempio cambiando il formato della carta o l’orientamento.
- Se si incontrano difficoltà nel salvare il file PDF in una posizione specifica, verificare i diritti di accesso della posizione selezionata. È possibile che non si disponga delle autorizzazioni necessarie per salvare il file in quella posizione
