Ukládání pošty z aplikace Outlook jako PDF: je to tak snadné

Uložení e-mailu aplikace Outlook jako souboru PDF není obtížné. Ukládání e-mailů do formátu PDF může být užitečné v mnoha situacích. Ať už pro archivaci důležitých informací, nebo pro předání kolegům a obchodním partnerům

Uložení pošty z aplikace Outlook do formátu PDF: Proč je to užitečné

Soubory PDF jsou univerzálně čitelné a zachovávají si svůj formát bez ohledu na použitý operační systém nebo software. Díky tomu jsou ideální pro dlouhodobé ukládání a výměnu informací.

• Ukládání e-mailů ve formátu PDF umožňuje ukládat a archivovat důležité informace. Soubory lze ukládat na externí pevné disky nebo do cloudu.

• Soubory PDF lze snadno tisknout a sdílet, což je důležité, pokud je třeba dokumenty často vyměňovat mezi různými stranami.

• Formát umožňuje předávat dokumenty v nezměněné podobě a také je chránit před změnami.

Ukládání pošty ve formátu PDF: Jak na to v aplikaci Outlook

K uložení e-mailu z aplikace Outlook do formátu PDF nepotřebujete žádné speciální programy ani rozšíření. Celý proces lze provést přímo z aplikace.

• Otevřete požadovaný e-mail ve schránce aplikace Outlook. Před zahájením exportu se ujistěte, že je zpráva plně načtena a je vidět celý obsah.

• Klikněte na tlačítko „Soubor“ v levém horním rohu okna. Poté přejděte na položku „Tisk“ a zobrazte možnosti tisku e-mailu.

• Z dostupných tiskáren vyberte možnost „Tisknout jako PDF“. Tato funkce je ve většině verzí systému Windows k dispozici ve výchozím nastavení a umožňuje uložit e-mail jako soubor PDF.

• Po výběru možnosti „Tisknout jako PDF“ klikněte na tlačítko „Tisk“. Budete vyzváni k výběru místa pro uložení souboru PDF. Než kliknete na „Uložit“, vyberte požadovanou složku a soubor vhodně pojmenujte

• Tip: Existují nástroje, které vám nabízejí další funkce, které nejsou k dispozici ve standardní verzi aplikace Outlook. „PDF24 Creator“ je bezplatná alternativa, která rovněž nabízí snadný způsob převodu e-mailů do formátu PDF. Použití takových nástrojů může nejen urychlit proces, ale také poskytnout další bezpečnostní funkce, jako je například ochrana vytvořených souborů heslem.

Ukládání e-mailů ve formátu PDF: Jedná se o běžné problémy

Ukládání e-mailů jako PDF může občas způsobit problémy, ať už kvůli technickým chybám nebo nesprávnému nastavení.

• Může se stát, že obrázky nebo přílohy nebudou do dokumentu PDF vloženy správně. Abyste tomu předešli, ujistěte se, že je veškerý obsah před exportem plně načten.

• Pokud není k dispozici možnost „Tisknout jako PDF“, zkontrolujte nastavení tiskárny v počítači. Může chybět odpovídající ovladač nebo může být funkce deaktivována.

• Někdy se v dokumentu PDF ztratí formátování e-mailu. To lze napravit úpravou nastavení tisku, například změnou velikosti nebo orientace papíru.

• Pokud máte potíže s uložením souboru PDF do určitého umístění, zkontrolujte přístupová práva vybraného umístění. Je možné, že nemáte potřebná oprávnění k tomu, abyste tam soubor mohli uložit