Utilice Excel como base de datos si necesita una base de datos pequeña sin consultas demasiado complejas. De este modo, ahorrará los costes de MS Office Access y podrá gestionar sus datos relativamente bien.
Así es como se puede utilizar Excel como base de datos
Utilice Excel como base de datos sencilla siguiendo los pasos que se indican a continuación. Sin embargo, Excel tiene sus limitaciones cuando se trata de gestionar grandes cantidades de datos o estructuras de bases de datos más complejas. Para bases de datos más extensas se necesita un software de bases de datos específico, como Microsoft Access.
- Cree una tabla con encabezados de columna para las diferentes categorías de datos que desee registrar.
- Introduzca sus datos en las columnas correspondientes. Cada fila representa un registro de datos.
- Utilice las funciones integradas de Excel para el procesamiento de datos. Utilice filtros y ordenaciones para organizar y encontrar datos. Cree tablas dinámicas para el análisis y resumen de datos. Utilice fórmulas y funciones para cálculos y evaluaciones estadísticas.
- Para funciones avanzadas: utilice la función «Datos» ☻ «Recuperar y transformar datos» para importar datos de fuentes externas. Cree un modelo de datos para establecer relaciones entre varias tablas. Utilice la función de formulario integrada «Máscara» para introducir y editar datos más fácilmente.
- Para una mayor claridad y facilidad de uso: cree un formulario de entrada para la introducción de datos. Implemente una función de búsqueda para encontrar rápidamente determinados registros de datos.
Estas son las ventajas que ofrece Excel como base de datos en comparación con el software de bases de datos convencional
Excel ofrece algunas ventajas como alternativa a los sistemas de bases de datos convencionales. Sin embargo, las grandes cantidades de datos, las relaciones complejas o los estrictos requisitos de seguridad son más propios de los sistemas de bases de datos profesionales.
- Excel es intuitivo y no requiere conocimientos especiales para realizar tareas sencillas. Su estructura flexible permite introducir datos sin un esquema predefinido y adaptarlos rápidamente.
- Para tareas sencillas, Excel proporciona resultados rápidamente visibles y ayuda a la implementación prototípica de nuevos casos de uso. Excel suele estar incluido en el paquete de Microsoft Office y no genera costes de licencia adicionales.
- Excel ofrece amplias funciones para la creación de diagramas e informes, lo que facilita el análisis y la interpretación de datos. Debido a la amplia difusión de Excel, muchos empleados ya están familiarizados con él, lo que facilita la colaboración y el intercambio de conocimientos.
- Excel puede utilizarse de inmediato, sin necesidad de una costosa instalación o configuración de sistemas de bases de datos. Excel es adecuado para el procesamiento y análisis de cantidades de datos pequeñas y medianas.
