Excel: creare e stampare etichette – è così facile

Con Microsoft Excel è possibile creare e stampare etichette. Qui vi mostriamo un esempio di come preparare le etichette per la stampa

Stampa di etichette: alimentazione di Excel con i dati delle etichette

Prima di iniziare a creare le etichette, è necessario un foglio di calcolo con tutte le informazioni che si desidera stampare.

• Aprite Microsoft Excel e create un nuovo documento.
• Nella prima riga della tabella, inserite i titoli delle singole colonne. Nell’esempio, chiamiamo i campi Nome, Cognome, Via, Numero civico e così via.
• Ora inserite le informazioni di ogni record nella tabella, riga per riga.
• Salvare la tabella e chiudere Excel.

Preparare le etichette per Excel in Word

Ora, per creare etichette dai record del foglio Excel, utilizzate la funzione di fusione della posta in Word.

• Aprire Word e selezionare la scheda “Posta”.

• Cliccate su “Etichette” all’estrema sinistra e poi sul pulsante “Opzioni” nella successiva finestra di dialogo “Buste ed etichette”.

• Selezionate il produttore dei fogli di etichette dal menu a tendina alla voce “Fornitore di etichette” e il numero di etichetta corrispondente dall’elenco sottostante. Queste informazioni sono riportate sulla confezione delle etichette vergini e di solito anche sul retro dei singoli fogli. Confermare la selezione cliccando su “OK”.

• Tornati alla finestra di dialogo “Buste ed etichette”, cliccate ora sul pulsante “Nuovo documento” per creare un modello di documento con le dimensioni delle etichette selezionate.
• Nel nuovo documento, selezionate di nuovo la scheda “Spedizioni”, fate clic su “Seleziona destinatari” e nel menu a discesa su “Seleziona elenco esistente” per aprire il foglio Excel con i record.
• QPoi selezionate dall’elenco il foglio di calcolo contenente i record in questione. Assicuratevi che “La prima riga di dati contiene intestazioni di colonna” sia selezionata e fate clic su “OK”.

• Cliccate sul campo “Inserisci campo unione” e Word aprirà un elenco in cui potrete ritrovare le intestazioni di colonna della tabella. Aggiungete tutte le informazioni necessarie con un doppio clic e cliccate su “Chiudi”.

• Ora disponete i campi inseriti nella prima etichetta. Nel nostro esempio, abbiamo inserito uno spazio tra il nome e il cognome e un paragrafo prima del codice postale.

• Una volta soddisfatti del risultato, fate clic sulla piccola icona “Aggiorna etichette” nell’area “Scrivi e inserisci campi”. Word applicherà ora i campi dati a tutte le etichette della pagina.
• È possibile controllare nuovamente le singole etichette prima della stampa facendo clic sul pulsante “Anteprima risultati”.

• Cliccate sul pulsante “Termina e unisci” e nel menu a discesa su “Stampa documenti”.

• Confermare nel dialogo cliccando su “OK” che si desidera stampare tutti i record.

• Inserire i fogli di etichetta vuoti nella stampante e fare clic su “OK”.