Microsoft Teams: Jak vytvořit schůzku

Microsoft Teams je dobrý nástroj pro plánování schůzek a jejich vytváření. Ať už soukromě, s kolegy nebo obchodními partnery mimo firmu: poradíme vám, jak vytvořit schůzku pomocí několika kliknutí myší

Vytvoření schůzky v Microsoft Teams v 5 krocích

Domácí kancelář a virtuální schůzky zažívají skutečný boom. Často se k tomu využívá služba Microsoft Teams. Díky tomuto programu jsou možné jak telefonické hovory ve velkém kruhu, tak videokonference. Takto si můžete nastavit schůzku:

• Přejděte na funkci kalendáře v aplikaci Microsoft Teams.
• Klikněte na položku nabídky „+ Nová schůzka“ v pravém horním rohu.
• Otevře se okno s podrobnostmi, do kterého nyní můžete zadat podrobnější informace o schůzce. Můžete zadat název, datum, místo a krátký popis.
• Do pole „Přidat požadované účastníky“ zadejte účastníky schůzky. Partnery, jejichž účast je žádoucí, ale není povinná, přidejte do pole „+Volitelné“. Praktické: U osob, které uvolnily svůj kalendář schůzek, se můžete podívat do části „Scheduling Assistant“ (Asistent plánování), zda jsou v daném termínu schůzky k dispozici, a přidat je.
• Klikněte na „Uložit“. Všichni požadovaní účastníci budou nyní o schůzce informováni poštou. Schůzku také uvidí v kanálu Teams a v kalendáři. Hotovo!

Další praktické možnosti pro schůzku Teams

Pomocí aplikace Microsoft Teams můžete na schůzku pozvat nejen jednotlivé kolegy z firmy. Plánovač má i další užitečné funkce, z nichž některé bychom rádi vyzdvihli.

• Pozvat lidi mimo vlastní společnost: Na schůzku můžete přidat i účastníky, kteří nepracují ve vaší společnosti. Schůzku nastavte jako obvykle.
• V okně s podrobnostmi v části Průvodce plánováním zadejte e-mailovou adresu do pole „Povinní účastníci“. Klikněte na pole „Pozvat“, které se otevře. Daná osoba nyní obdrží pozvánku na schůzku e-mailem a může se jí prostřednictvím ní zúčastnit.
• Pozvat skupinu: Microsoft Teams pracuje s kanály, ve kterých jsou v závislosti na projektu nebo tématu konkrétní lidé. Pokud je vaše schůzka určena pro všechny účastníky registrované v této skupině, klikněte v okně s podrobnostmi na „Přidat kanál“.
• Poté vyberte požadovaný kanál. Nyní všichni účastníci v něm registrovaní obdrží informace o schůzce a vy si ušetříte individuální pozvánky.
• Nastavte pravidelný časový rozvrh: Chcete, aby se schůzka od nynějška konala každý týden nebo měsíc ve stejnou dobu? Pak si nastavte pravidelné opakování. To provedete tak, že v poli detailu schůzky kliknete na požadovanou frekvenci opakování pomocí dvou půlkruhových šipek.
• Sledujte: Týmy jsou propojeny s aplikací Outlook. Schůzky v Teams proto najdete také v kalendáři aplikace Outlook – společně a přehledně s ostatními schůzkami.
• Naplánování týmové schůzky v Outlooku: Pomocí tohoto odkazu můžete naplánovat týmovou schůzku také v Outlooku. To provedete tak, že ve funkci kalendáře aplikace Outlook na úvodní liště kliknete na „Nová týmová schůzka“. V okně s podrobnostmi vyplňte všechny potřebné informace a klikněte na „Odeslat“.

Použití aplikací na schůzce týmů

Nyní je možné používat aplikace během schůzek týmu. Funguje to takto:

• • Přejděte na kanál Teams. Klikněte na znaménko + pro „Přidat kartu“ v horní části uprostřed. Zobrazí se přehled všech dostupných aplikací.
• • Vyberte požadovanou aplikaci a potvrďte tlačítkem „Přidat“. Aplikace (v našem případě Asana) je nyní integrována do týmu.
• • Vytvořte schůzku týmu. Pokud je vám nová funkce k dispozici, zobrazí se v okně s podrobnostmi schůzky na výšku jejího názvu také znaménko +.
  • Pomocí tohoto znaku + vyberte požadovanou aplikaci a přidejte ji do schůzky. Nyní lze aplikaci používat i během online schůzky.