Planificar un viaje de negocios: cómo organizarse adecuadamente

Si quiere planificar un viaje de negocios, es bueno tener algunos puntos de referencia para no olvidarse de nada. Al fin y al cabo, hay que pensar en algunas cosas, como reservar vuelos y tener a alguien que cubra el puesto fuera de la oficina.

Planificar un viaje de negocios: los consejos más importantes

Una vez planificadas las fechas generales, es bastante fácil planificar el viaje.

• Causa: Para poder planificar, primero necesitas una causa para el viaje.

• Socios comerciales: Averigüe con qué socios comerciales hay que ponerse en contacto en el proceso y cuál de sus empleados es el más adecuado para el viaje.

• Destino: Un lugar céntrico y de fácil acceso para todos los implicados es una buena idea. Si hay que aclarar algo sobre el terreno en el extranjero, éste debe convertirse en el destino del viaje.

• Periodo de viaje: Establece un periodo de viaje. Normalmente se basa en la disponibilidad de los socios comerciales.

• Transporte: Dependiendo del destino, hay que decidir si el viaje se puede hacer en coche, o si el tren, el autobús o el avión son mejores opciones.

• Reemplazo: Muchos puestos no deben quedar sin cubrir en ausencia. En consecuencia, debe seleccionarse un sustituto para el puesto.

Pasos a seguir en la planificación

Una vez que haya determinado usted mismo los datos marco, tendrá lugar la planificación posterior.

• Reservas: Haga las reservas para los medios de transporte, así como para el alojamiento y, si el socio comercial no se encarga de ello, para las salas de reuniones.
• Seguros: Asegurarse de que todo el personal está cubierto.
• Documentos de entrada: Solicite los documentos de entrada, como el visado, con tiempo suficiente, teniendo en cuenta que probablemente necesitará un visado de negocios fuera de Europa. Encontrará otros requisitos de entrada en la página web del Ministerio de Asuntos Exteriores alemán. Además, es posible que necesite un certificado A1 para poder trabajar en el extranjero sin problemas mientras dure el viaje de negocios.
• Documentos comerciales: Como quiere presentar algo al socio comercial, hay que recopilarlos y llevarlos con usted.
• Equipaje: Esto depende de cada persona, pero es una buena idea hacer una lista de control.
• Check-in: No debe olvidarse bajo ningún concepto, ya que de lo contrario pueden producirse gastos adicionales en el aeropuerto.